Liste de documents

L’onglet Liste de documents d’un mandat montre chaque document demandé au client, ligne par ligne, regroupé par dossier (par exemple Bancaire, Cartes de crédit, Taxes) puis par compte.

​

Ajouter des documents

En haut à droite de la liste, le bouton Ajouter des documents ouvre le sélecteur : cherchez un type de document, cochez-en un ou plusieurs, puis cliquez sur Ajouter la sélection. Le sélecteur permet aussi d’ajouter un compte au plan comptable du client quand le relevé demandé porte sur un compte qui n’y est pas encore.

​

Le mois d’un relevé

Les banques ne coupent pas leurs relevés le 1er. Un relevé appartient au mois qui contient le plus de jours de sa période imprimée :

• du 2 juillet au 3 août : juillet ;
• du 1er septembre au 1er octobre : septembre ;
• du 25 juin au 24 juillet : juillet.

Si la période se partage également entre deux mois, le relevé va au mois où elle commence. S’il n’imprime que sa date de fin, il va au mois de cette date. Un relevé appartient à un mandat dès que ses jours touchent la période du mandat : le relevé du 25 juin au 24 juillet, placé en juillet, compte aussi pour un mandat qui finit le 30 juin. La flèche à droite du bouton ouvre les autres actions :

​

Requis ou optionnel

Chaque ligne est requise (point plein) ou optionnelle (cercle vide). Cliquez sur le point à gauche de la ligne pour basculer (« Marquer comme optionnel » / « Marquer comme requis »).

• Une ligne optionnelle affiche Optionnel et ne bloque pas le mandat.
• Une ligne requise sans document affiche À demander tant que la demande n’est pas envoyée au client, puis Manquant.

​

Le compteur

Il n’y a pas de barre de progression. À côté du nom de l’onglet, et à côté de chaque dossier et de chaque compte, un compteur indique les documents en main sur les documents demandés, par exemple 5/8. Il devient vert, avec un crochet (8/8 ✓), seulement quand chaque ligne demandée a été validée par votre cabinet. Pour un T1, le compteur de l’onglet n’apparaît qu’une fois le questionnaire rempli par le client.

​

Les états d’une ligne

Seuls validé, non applicable et couvert laissent le mandat passer à Prêt (une ligne optionnelle ne le retient jamais). Une question sur des transactions que votre cabinet a écrite mais pas encore envoyée au client le retient aussi. Voir Suivi de dossier.

​

Les actions sur une ligne

Survolez une ligne (ou atteignez-la au clavier) pour voir ses actions. Sur une ligne sans document :

• Obtenu par nos soins : vous avez le document en main (papier, télécopie, en personne). La ligne est validée du même geste, en votre nom : c’est vous qui tenez le papier, personne d’autre ne le verra. Pour revenir en arrière, cochez la ligne et cliquez sur Annuler « obtenu par nos soins » dans la barre de sélection.
• Non applicable : le document ne s’applique pas à ce client. Une raison est demandée, facultative. Annuler « non applicable » revient en arrière.
• Modifier : changer le nom de la ligne, sa fréquence ou le nombre de documents attendus par période.

Si le client a indiqué qu’il n’a pas encore le document, la ligne affiche « Reporté par le client » avec la date ; Relancer maintenant la remet dans les relances. Sur une ligne qui a un document :

• Valider ce document (l’icône sur la ligne) : vous signez le document. C’est ce qui compte pour Prêt. Annuler la validation revient en arrière.
• Question : poser une question au client sur ce document. Il la lit dans sa prochaine relance et dans son portail. Quand la réponse vous convient, cliquez sur Accepter la réponse (l’icône sur la ligne).
• Retourner : renvoyer le document au client avec une raison (illisible, page manquante, mauvaise période, mauvais compte, non signé, à reprendre). Le client voit la raison dans son portail, et la prochaine relance le lui redemande avec cette raison, par exemple « Relevé BMO (mauvaise période) ». Voir Relances et suivi.
• Déplacer : placer le document sur une autre ligne de ce mandat, ou sur un autre mandat du client.

Pour valider plusieurs documents d’un coup, utilisez Tout valider à côté d’un compte, ou cochez des lignes et cliquez sur Tout valider dans la barre de sélection.

​

Un relevé qui imprime un autre compte

Quand un relevé imprime un autre numéro de compte que celui de sa ligne, la ligne est à vérifier et nomme les deux comptes. Cliquer sur Valider ce document ne le valide pas tout de suite : la ligne demande d’abord « Ce relevé imprime le compte ···5185, la ligne demande ···5177. Le valider quand même ? », avec Valider quand même et Annuler. Une validation donnée ainsi est gardée comme faite malgré l’autre compte. Tout valider laisse ces relevés de côté et le dit : « 6 validés. 1 relevé(s) imprimant un autre compte restent à valider, ligne par ligne. »

​

Les jours qu’aucun relevé n’imprime

Pour un relevé mensuel, Coalesc regarde les jours imprimés sur tous les relevés du compte que le client a envoyés. Un mois dont plus de trois jours ne sont imprimés nulle part est incomplet, et la ligne dit ce qui manque, par exemple « Il manque le relevé du 24 juillet 2026 (25 juin – 24 juillet) ». Trois jours ou moins, c’est la coupure de la banque : le mois est complet. Valider le relevé reçu ne ferme pas ces jours : le mois reste incomplet et le client continue d’être relancé pour le relevé qui manque, jusqu’à ce qu’un relevé imprime ces jours. Une validation ferme toujours une ligne à laquelle il manque des documents qui ne sont pas des jours (le client qui n’a que deux polices d’assurance, par exemple). Si ces jours n’auront jamais de relevé (un compte fermé en cours de mois, une banque qui n’imprime rien pour une période sans mouvement), cliquez sur Aucun relevé pour ces jours sous la ligne. Le client n’est plus relancé pour ces jours, et seulement pour eux. La ligne garde la trace (« [ces jours] sans relevé, accepté le [date] »), avec Annuler à côté. Un relevé papier marqué Obtenu par nos soins compte pour tous les jours de son mois.

​

Un document d’une autre année gardé pour référence

Depuis Aujourd’hui, un relevé d’une autre année peut être gardé au dossier « pour référence (hors liste) ». S’il était sur une ligne demandée, il passe sur une ligne optionnelle à lui, et la ligne qu’il occupait continue de demander ses mois. Une ligne optionnelle qui contient un document ne compte pas dans le compteur : elle ne fait pas avancer 5/8.

​

Vue client

L’interrupteur Vue client, sous la liste, affiche les lignes avec les mots que votre client lit dans ses courriels et dans son portail. Il ne filtre rien.

​

Retirer des lignes

Cliquez sur Retirer au bout d’une ligne, ou cochez plusieurs lignes et cliquez sur Retirer dans la barre de sélection. Une ligne qui a déjà un document rattaché n’est pas retirée : le message l’indique et propose Détacher et retirer, qui détache le document (il reste au dossier du client, à classer) puis retire la ligne.