Documentation Index
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Page Manquants
La page Manquants dans le menu de gauche vous donne une vue d’ensemble de tous les mandats avec des documents en attente. Pour chaque mandat en attente, vous voyez:- Le nom du client
- Le type de mandat
- Le nombre de documents manquants
- L’échéance
- La date de la dernière relance envoyée
- Le nombre de relances déjà envoyées
Relances automatiques
Coalesc peut envoyer des rappels automatiques aux clients qui n’ont pas fourni tous leurs documents.Configuration
Dans Paramètres, configurez:- Intervalle: nombre de jours entre chaque relance (défaut: 7 jours)
- Maximum: nombre maximum de relances avant d’arrêter (défaut: 3)
Comment ça fonctionne
- Un mandat est créé et la demande de documents est envoyée
- Après l’intervalle configuré (ex: 7 jours), si des documents manquent, une première relance est envoyée automatiquement
- Si après un autre intervalle le client n’a toujours pas répondu, une deuxième relance est envoyée
- Après le nombre maximum de relances, le système arrête et le mandat apparaît dans la page Manquants pour action manuelle
Contenu des relances
Les relances sont envoyées au nom de votre cabinet et rappellent au client:- Les documents encore manquants
- L’échéance de production
- Le lien pour déposer ses documents
Vous recevez une notification quand une relance automatique est envoyée (configurable dans les paramètres).
Relances manuelles
Depuis un mandat, vous pouvez aussi envoyer une relance manuellement:- Ouvrez le mandat
- Cliquez sur Envoyer la demande
- Le courriel est envoyé avec la liste des documents manquants
Résumé hebdomadaire
Chaque lundi à 8h, Coalesc envoie un résumé par courriel contenant:- Le nombre de mandats en attente de documents
- Les mandats proches de l’échéance
- Les relances envoyées la semaine précédente
- Les nouveaux documents reçus
Niveaux d’urgence
La page Manquants classe automatiquement les mandats en trois niveaux:| Niveau | Couleur | Condition |
|---|---|---|
| En retard | Rouge | L’échéance est dépassée |
| À venir | Neutre | Échéance dans le futur, plus de 3 documents manquants |
| Presque terminé | Vert | 3 documents ou moins manquants |