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Cycle de vie d’un mandat

Chaque mandat passe par 4 statuts:
1

Non commencé

Le mandat vient d’être créé. La checklist peut être vide ou pré-remplie. Aucun document n’a été reçu.
2

En cours

Des documents commencent à arriver. La barre de progression montre l’avancement. Des relances peuvent être envoyées pour les documents manquants.
3

Prêt

Tous les documents requis sont reçus. Le dossier est prêt à être travaillé par le comptable. Les documents optionnels manquants ne bloquent pas ce statut.
4

Complété

Le travail comptable est terminé. Le mandat est archivé mais reste accessible pour référence.

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Assignation d’équipe

Chaque mandat peut être assigné à des membres de votre équipe: Pour assigner quelqu’un:
  1. Ouvrez le mandat
  2. Cliquez sur Aucun assigné (ou le nom actuel)
  3. Sélectionnez le membre de l’équipe

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Fréquence des mandats

La fréquence détermine comment les dates sont auto-calculées:

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Dates importantes

Cliquez directement sur les dates dans l’en-tête du mandat pour les modifier en ligne.

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Mandat précédent (mémoire)

Quand vous créez un mandat pour un client qui a déjà eu un mandat du même type:
  1. Coalesc trouve automatiquement le mandat précédent
  2. La checklist est copiée (incluant les documents marqués optionnels)
  3. Les personnalisations sont conservées
Cela signifie que vous n’avez pas à reconfigurer la checklist chaque année. Le système se souvient.

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Préparation de saison

Pour la saison des impôts, vous pouvez créer des mandats en lot:
  1. Allez dans Mandats > Préparer la saison
  2. Sélectionnez le type de mandat (ex: T1)
  3. Sélectionnez l’année fiscale
  4. Importez ou sélectionnez vos clients
  5. Les mandats sont créés en lot avec les checklists pré-remplies

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Envoi de masse

Après la création en lot, vous pouvez envoyer les demandes de documents à tous les clients d’un coup, ou groupe par groupe.

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Notes et historique

Chaque mandat a:
  • Un champ Notes pour vos commentaires internes
  • Un historique complet: quand les documents ont été reçus, par quel canal, quand les relances ont été envoyées
  • Les courriels envoyés au client depuis ce mandat

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Onglet Transactions

Pour les mandats corporatifs et de tenue de livres, un onglet Transactions affiche les transactions extraites des relevés bancaires:
  • Transactions catégorisées selon votre charte de comptes
  • Possibilité de reclassifier manuellement
  • Export en Excel