Documentation Index
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Cycle de vie d’un mandat
Chaque mandat passe par 4 statuts:Non commencé
Le mandat vient d’être créé. La checklist peut être vide ou pré-remplie. Aucun document n’a été reçu.
En cours
Des documents commencent à arriver. La barre de progression montre l’avancement. Des relances peuvent être envoyées pour les documents manquants.
Prêt
Tous les documents requis sont reçus. Le dossier est prêt à être travaillé par le comptable. Les documents optionnels manquants ne bloquent pas ce statut.
Assignation d’équipe
Chaque mandat peut être assigné à des membres de votre équipe:| Rôle | Description |
|---|---|
| Responsable | Le comptable ou technicien qui travaille le dossier |
| Réviseur | L’associé ou superviseur qui révise le travail |
- Ouvrez le mandat
- Cliquez sur Aucun assigné (ou le nom actuel)
- Sélectionnez le membre de l’équipe
Fréquence des mandats
La fréquence détermine comment les dates sont auto-calculées:| Fréquence | Période typique | Exemple |
|---|---|---|
| Annuel | 12 mois | T1 2025 (jan-déc), T2 (selon fin d’année fiscale) |
| Trimestriel | 3 mois | TDL Q1 2026 (jan-mar) |
| Mensuel | 1 mois | TDL mai 2026 |
| Personnalisé | Variable | Mandat spécial (ex: mission d’examen sur 6 mois) |
Dates importantes
| Date | Description |
|---|---|
| Période (début — fin) | La période couverte par le mandat. Détermine les documents mensuels/trimestriels générés. |
| Date de demande | Quand envoyer la demande de documents au client |
| Échéance documents | Date limite pour le client de fournir ses documents |
| Échéance de production | Date limite pour produire la déclaration ou les états financiers |
| Honoraires estimés | Montant prévu pour le mandat |
Mandat précédent (mémoire)
Quand vous créez un mandat pour un client qui a déjà eu un mandat du même type:- Coalesc trouve automatiquement le mandat précédent
- La checklist est copiée (incluant les documents marqués optionnels)
- Les personnalisations sont conservées
Préparation de saison
Pour la saison des impôts, vous pouvez créer des mandats en lot:- Allez dans Mandats > Préparer la saison
- Sélectionnez le type de mandat (ex: T1)
- Sélectionnez l’année fiscale
- Importez ou sélectionnez vos clients
- Les mandats sont créés en lot avec les checklists pré-remplies
Envoi de masse
Après la création en lot, vous pouvez envoyer les demandes de documents à tous les clients d’un coup, ou groupe par groupe.Notes et historique
Chaque mandat a:- Un champ Notes pour vos commentaires internes
- Un historique complet: quand les documents ont été reçus, par quel canal, quand les relances ont été envoyées
- Les courriels envoyés au client depuis ce mandat
Onglet Transactions
Pour les mandats corporatifs et de tenue de livres, un onglet Transactions affiche les transactions extraites des relevés bancaires:- Transactions catégorisées selon votre charte de comptes
- Possibilité de reclassifier manuellement
- Export en Excel