Les cinq statuts d’un mandat
Le statut s’affiche sous le nom du mandat, dans son en-tête. Coalesc le fait avancer de lui-même à partir de la liste de documents, sauf Terminé, que vous choisissez.
Quelques règles à connaître :
- Prêt demande que le cabinet ait validé chaque ligne demandée. Un document reçu mais pas encore validé (« à valider ») retient le mandat. Une ligne marquée non applicable ou couverte ne le retient pas, et une ligne facultative que personne n’a remplie non plus.
- Une question écrite au client sur une transaction et pas encore envoyée retient aussi le mandat. Le mandat l’indique, par exemple « 1 question au client pas encore envoyée », avec le bouton Voir les questions.
- Un mandat Prêt repasse En cours si quelque chose change et qu’une ligne n’est plus validée.
- Un mandat Bloqué repasse En cours dès que le dossier bouge, par exemple quand le client envoie enfin un document. Il ne reçoit plus de relances par courriel tant qu’il est bloqué : il apparaît dans « À appeler » de la page Manquants et dans le groupe « À appeler » de la page Mandats.
- Pour changer le statut à la main, ouvrez le menu Plus d’actions sur ce mandat (les trois points en haut à droite), puis Statut. Bloqué ne se choisit pas à la main.
- Un mandat Terminé reste ouvert à la consultation, avec ses documents et ses courriels.
La page Mandats
La page Mandats (menu Travail) réunit tous les mandats du cabinet, rangés selon ce qu’il y a à faire ensuite. Elle s’affiche de trois façons, au choix, avec les boutons Liste, Tableau et Calendrier de la barre d’outils. Les trois vues montrent les mêmes mandats et suivent les mêmes filtres. Coalesc retient dans ce navigateur la dernière vue choisie. La vue, et pour le calendrier le mois et le jour affichés, font aussi partie de l’adresse de la page : quand vous revenez d’un mandat avec le bouton Précédent du navigateur, vous retrouvez la même vue au même endroit. Si le navigateur refuse d’enregistrer ce choix (en navigation privée, par exemple), la vue change quand même et Coalesc le signale une fois : « La vue a changé, mais votre navigateur n’a pas pu enregistrer cette préférence. » Pour décider dossier par dossier de ce qui part aujourd’hui (demandes, relances, documents à valider), utilisez plutôt Aujourd’hui. La page Mandats sert à voir où en est chaque dossier.Les groupes
La liste et le tableau rangent les mandats dans les mêmes groupes, dans cet ordre :
Un statut posé à la main l’emporte : un mandat Terminé est toujours dans « Terminé », un mandat Prêt dans « Prêt à travailler ». Pour les autres, c’est le premier groupe ci-dessus qui s’applique.
Rechercher et filtrer
- Rechercher un client… cherche dans le nom du client, le nom du mandat et le courriel du client.
- Tous les assignés montre les mandats d’une personne de l’équipe.
- Tous les types montre un seul type de mandat.
- En retard, suivi du nombre, ne garde que les mandats en retard. Le bouton n’apparaît que s’il y en a.
- Ordre dans chaque groupe trie chaque groupe par « échéance, plus urgent d’abord », « client, A → Z » ou « progression, plus complet d’abord ». Ce choix n’existe pas dans le calendrier.
La vue Liste
La liste est un tableau, un groupe à la suite de l’autre :
La phrase de la colonne Où en est le dossier dépend du groupe :
Pendant que Coalesc lit ou refait un document du dossier, la phrase est remplacée par ce qu’il est en train de faire (voir En direct).
Chaque groupe montre ses cinq premiers mandats, puis un bouton « Voir les 4 autres ». Les groupes « En attente du client » et « Terminé » sont repliés au départ ; cliquez sur le nom d’un groupe pour l’ouvrir ou le refermer. Une recherche ouvre tous les groupes et montre tous les mandats trouvés.
Les rôles qui peuvent supprimer des mandats voient une case à cocher sur chaque ligne et sur chaque groupe, sauf pour les mandats terminés. Une barre apparaît alors en bas de l’écran avec Supprimer et Désélectionner (ou la touche Échap). La suppression demande confirmation : « Les documents, listes de contrôle et relances rattachés seront perdus. Cette action est irréversible. »
La vue Tableau
Le tableau montre une colonne par groupe, dans le même ordre que la liste, et toutes les cartes de chaque colonne. Chaque carte donne :- le nom du client, qui ouvre le mandat (un clic ailleurs sur la carte l’ouvre aussi) ;
- le type et la période du mandat ;
- les documents reçus sur le nombre demandé, et la même phrase que dans la liste ;
- l’échéance avec son année et le temps qui reste : « dans 6 j », « aujourd’hui » ou « retard 25 j » ;
- les personnes assignées, ou « Non assigné » ;
- le menu qui déplace la carte vers une autre colonne.
Déplacer une carte
Pour changer une carte de colonne, glissez sa poignée (en haut à droite de la carte) vers une autre colonne, ou choisissez la colonne dans le menu au bas de la carte. Au clavier, seul le menu fonctionne. Seuls les rôles qui peuvent modifier les mandats voient la poignée et le menu (voir Rôles et permissions). Un déplacement change seulement le statut du mandat. Il n’invente ni document reçu ni demande envoyée : une carte n’entre dans une colonne que si son dossier y correspond déjà. Si Coalesc refuse, la carte reste où elle était et le message dit pourquoi.
En pratique, le tableau sert à marquer Prêt ou Terminé un dossier complet, et à remettre un mandat sorti de « Prêt à travailler », de « Terminé » ou de « À appeler » dans la colonne où le placent ses documents et ses demandes.
Pour terminer un dossier incomplet (un client qui ne répondra plus, par exemple), passez par le mandat lui-même : menu Plus d’actions sur ce mandat, puis Statut. Le tableau, lui, refuse de marquer Terminé un dossier qui n’est pas prêt.
La vue Calendrier
Le calendrier place sur les jours du mois les deux dates inscrites sur chaque mandat :- Documents à recevoir (point orange) : la Date limite documents ;
- Production à remettre (point bleu) : la Date limite de production.
- Les flèches à côté du nom du mois passent au mois précédent ou suivant. Au-dessus de la grille, Coalesc compte les « Échéances ce mois-ci » et, s’il y en a, les « Échéances en retard ».
- Chaque jour montre jusqu’à deux noms de clients, puis par exemple « +3 autres ». Un clic sur un nom ouvre le mandat.
- Cliquez sur un jour pour en voir les échéances dans la liste à côté de la grille (en dessous sur un écran étroit). Tout le mois revient au mois entier, et Aujourd’hui affiche les échéances du jour.
- Chaque échéance de la liste donne le client, le type et la période, les personnes assignées, le genre de date et la date. Une date en retard est marquée « En retard » en rouge ; un mandat terminé affiche son statut.
- Un jour ou un mois sans échéance affiche « Aucune échéance de mandat ce jour-là. » ou « Aucune échéance de mandat ce mois-ci. », et, s’il y a une date plus loin, un bouton « Prochaine échéance : » qui y saute.
- pour une Date limite de production, le mandat n’est pas Terminé ;
- pour une Date limite documents, le client doit encore des documents : un mandat Prêt, ou dont le dossier est complet, n’est pas en retard sur ses documents.
Mandats sans échéance
Sous la grille, la section « Mandats sans échéance » liste, avec leur nombre, les mandats qui n’ont ni date limite documents ni date limite de production. Chacun y est marqué « Aucune échéance définie ». Ils ne tombent sur aucun jour du calendrier, mais ne disparaissent pas pour autant. Ouvrez le mandat et ajoutez sa date dans l’en-tête (voir Les dates du mandat).Le calendrier ne montre que les dates inscrites sur les mandats. Pour les dates de T2 et de TPS/TVQ que Coalesc calcule d’après la fin d’exercice et le calendrier de déclaration de chaque client, même sans mandat ouvert, voir la page Échéances.
L’équipe du mandat
Chaque mandat peut avoir un Préparateur (la personne qui travaille le dossier) et un Réviseur (la personne qui le révise).- À la création, le formulaire offre un champ Préparateur et un champ Réviseur.
- Sur le mandat, l’équipe s’affiche dans l’en-tête. Tant que personne n’est assigné, on y lit « Aucun assigné ». Cliquez sur le bouton + juste à côté, cherchez le membre de l’équipe et cliquez sur son nom. Une personne ajoutée de cette façon est inscrite comme Préparateur. Pour retirer quelqu’un, survolez sa pastille et cliquez sur le x.
Fréquences
La fréquence fixe la longueur de la période et la façon dont les relevés mensuels ou trimestriels sont répartis dans la liste de documents.Un mandat Personnalisé n’a pas de période suivante calculable : il ne se renouvelle pas automatiquement.
Les dates du mandat
Le formulaire de création propose ces dates à partir du type de mandat et de la période :
Une fois le mandat créé, l’en-tête permet de modifier directement la période (cliquez sur une des deux dates), les deux dates limites et les honoraires s’ils ont été saisis. « Documents » est la date limite des documents, « Échéance » la date limite de production ; cliquez sur une date pour la changer. Quand une date manque, l’en-tête affiche à sa place « Ajouter la date des documents » ou « Ajouter l’échéance » (si votre rôle permet de modifier les mandats) : c’est ainsi qu’un mandat sort de « Mandats sans échéance » dans le calendrier. Quand vous changez la période, Coalesc ajoute ou retire les lignes mensuelles en conséquence et vous dit combien. Un mois sorti de la période qui contient déjà un document reste dans la liste.
Le mandat précédent
Quand vous créez un mandat pour un client qui a déjà un mandat du même type sur une période antérieure, Coalesc part de la liste de documents de ce mandat précédent :- Il retrouve le dernier mandat du même type dont la période commence avant celle-ci.
- Il reprend sa liste, en redatant les relevés sur la nouvelle période (pas de « janvier 2025 » dans un mandat 2026).
- Il la corrige d’après le plan comptable du client : un compte ajouté depuis est demandé, un compte retiré du plan ne l’est plus.
Créer des mandats en lot
Pour ouvrir une saison d’un coup, utilisez Créer en lot dans la page Mandats.1
Choisissez l'année et le type
En haut de la fenêtre, choisissez l’année (l’année en cours ou l’une des deux précédentes) et le type de mandat. Pour un T2 ou une TPS/TVQ, « l’année 2025 » veut dire la période de chaque client qui se termine en 2025, selon sa propre fin d’exercice.
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Choisissez les clients
Tous les clients sont cochés d’avance, sauf ceux qui ont déjà un mandat de ce type pour cette période (marqués « Déjà créé »). Filtrez la liste, ou décochez ceux que vous voulez garder pour plus tard. Une société sans fin d’exercice au dossier est marquée « Fin d’année à confirmer » : choisissez le mois sur sa ligne avant de créer.
3
Préparez la demande en même temps, si vous voulez
En bas de la fenêtre, la case Préparer la demande de documents (ou Préparer l’envoi du questionnaire pour un T1) rédige la première demande de chaque client qui a une adresse courriel, avec le lien de son portail. Elle est décochée par défaut et offerte pour tous les types de mandats. Pour un T1, la case Partir de la déclaration de l’année précédente ne demande que la déclaration de l’an dernier.
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Créez
Une barre suit la création, puis la fenêtre affiche combien de mandats ont été créés, combien de demandes attendent votre approbation et les erreurs éventuelles, client par client.
Les demandes préparées en lot ne partent pas d’elles-mêmes : elles attendent dans Aujourd’hui, une par client, comme une relance. Approuvée, une demande part à l’heure d’envoi du cabinet (17 h par défaut), et les relances suivent à partir de cet envoi. Un client à qui le cabinet a déjà écrit pour ce mandat ne reçoit pas de nouvelle première demande.
Renouvellement automatique
La case Renouveler automatiquement est cochée par défaut dans le formulaire de création. Quand elle est cochée, Coalesc ouvre le mandat suivant de lui-même, avec ses dates recalculées sur la nouvelle période :- Le prochain mandat s’ouvre le matin où sa période commence, soit le lendemain de la fin de la période actuelle.
- Si la période suivante est elle aussi déjà terminée (un mandat de tenue de livres de janvier créé en octobre, par exemple), Coalesc rattrape le retard un mandat par matin jusqu’à la période en cours.
- Le renouvellement ne s’applique pas aux mandats Personnalisé.