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Déductions
Bancaire
Cartes de crédit
Les relevés bancaires et de carte de crédit sont demandés un par mois sur la période du mandat, et un par compte quand le client a un plan comptable. La date qui décide du mois est expliquée plus bas, dans « À quel mois va un relevé ».
États financiers
Taxes
Le nombre de lignes TPS/TVQ suit la fréquence de déclaration inscrite à la fiche du client : une par mois, une par trimestre, une par année, ou aucune s’il n’est pas inscrit aux taxes. Voir Types de mandats.Paie
Fournisseurs
Gouvernance
Divers
À quel mois va un relevé
Un relevé bancaire ou de carte de crédit est classé sous le mois qui compte le plus de jours de sa période imprimée. Les banques coupent rarement le 1er, d’où la règle.- Égalité : le mois où la période commence l’emporte (du 16 avril au 15 mai : avril).
- Seule la date de fin est imprimée (certains relevés de carte n’indiquent qu’une date de relevé) : le mois de cette date.
- Période de plus de 45 jours : ce n’est plus un relevé mensuel mais un sommaire, et la règle ne s’applique pas. S’il couvre plusieurs mois complets, Coalesc ne le rattache à aucun mois en particulier : un relevé annuel ne coche pas la ligne de décembre en laissant les onze autres mois relancés.
La déclaration de l’année précédente
La ligne Déclaration de l’année précédente d’un mandat T1 accepte une déclaration de l’année précédant celle du mandat : c’est tout l’intérêt de la demander. Elle accepte aussi celle de l’année du mandat, si c’est ce que le client envoie.Les types de votre cabinet
Le registre est le même pour tous les cabinets. Quand un document ne correspond à aucun de ses types, Coalesc ne le range pas sur la ligne la plus proche. Il le garde dans le mandat, dans l’encadré des documents qui n’ont pas pu être classés, avec ce qu’il y a lu (Aucun des types connus. Lu comme : suivi de la description). Vous avez alors trois choix :- Garder comme pièce justificative : le document reste au dossier, sans ligne demandée.
- Nommer ce type : vous donnez un nom au type (Nom du type, puis Enregistrer le type). Votre cabinet reconnaîtra désormais les documents comme celui-ci, et les classera sous ce nom sans vous redemander.
- Changer le type : vous choisissez un des types existants.
Classification automatique
Quand un document arrive par courriel, par le portail ou en téléversement, Coalesc le classe en regardant d’abord l’image de la page, comme le ferait une personne. Il reconnaît notamment :- les codes fiscaux (T4, RL-1, T5, etc.) ;
- les en-têtes de relevés bancaires (Desjardins, TD, RBC, etc.) ;
- les formats de factures ;
- les documents gouvernementaux (ARC, Revenu Québec).