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Créer un client

  1. Allez dans Clients dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Ajouter, puis sur Ajouter manuellement.
  3. Choisissez le type, Particulier (T1) ou Société (T2), et remplissez les champs.

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Les champs

Le courriel sert aussi à reconnaître les courriels que le client vous envoie.
L’adresse courriel de votre cabinet est refusée comme courriel de client : « Cette adresse appartient à votre cabinet. Entrez l’adresse du client, ou laissez vide. »

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Importer des clients

  1. Dans Clients, cliquez sur Ajouter, puis sur Importer CSV / Excel.
  2. Déposez votre fichier (CSV, Excel .xlsx ou .xls), ou collez une liste.
  3. Vérifiez les colonnes : Nom (obligatoire), Courriel, Nom commercial, Type de client, Fin d’année financière, ou Ignorer.
  4. Vérifiez l’aperçu, puis cliquez sur Confirmer l’import.
Les clients qui existent déjà sont ignorés, et l’aperçu signale les lignes sans courriel ou sans fin d’exercice.

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La fiche du client

La fiche d’un client a ces onglets :

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Profil

  • Identité du client : nom, type, code client, fin d’exercice, courriel, téléphone, langue préférée.
  • Identifiants : le NAS pour un particulier ; le Numéro d’entreprise (NE) et le NEQ pour une société. Ils sont gardés à titre de référence.
  • Adresse (particulier) ou Adresse du siège social (société) : un seul champ, qui propose des adresses pendant la saisie.
  • Renseignements complémentaires : date de naissance (particulier), date de constitution et activité de l’entreprise (société), notes.
  • Date de constitution (société) : aucun mandat de la société ne commence avant elle. La première année commence ce jour-là. Si vous l’inscrivez alors qu’un mandat commence plus tôt, Coalesc propose de le faire commencer à cette date : les mois vides d’avant quittent sa liste, ceux qui contiennent un document restent. Quand un certificat de constitution a été reçu, la date qu’il indique est proposée sous le champ, jamais inscrite sans vous.
  • Calendrier de déclaration : les productions du client (par exemple sa fréquence TPS/TVQ) et leur prochaine période. Une fréquence déduite par Coalesc est marquée « déduit » ; celle que vous avez saisie, « déclaré ».
  • Contacts : les personnes à qui écrire pour ce client, et les adresses qui servent seulement à reconnaître ses courriels.
  • Dossier client : les comptes (banques, cartes) que Coalesc a vus dans ses relevés. Les relevés alimentent cette section.

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Activité

L’onglet Activité montre tout ce qui s’est passé dans le dossier, du plus récent au plus ancien : la création du client, ses envois de documents, l’import de son plan comptable (« Plan comptable importé · 42 comptes ») et les lignes de relevé classées ou reclassées par votre équipe, avec le nom de la personne.

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Relations entre clients

Dans l’onglet Relations, Ajouter un lien relie ce client à un autre client du cabinet.
Seul le lien Conjoint(e) a un effet sur les mandats : un nouveau mandat T1 est rattaché au mandat T1 du conjoint pour la même période, s’il existe. Les autres liens servent de référence.

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Événements

Le même onglet garde les Événements de vie d’un particulier (naissance ou adoption, mariage, divorce ou séparation, achat ou vente de propriété, nouvel emploi, retraite, cryptomonnaie, biens étrangers, handicap, décès, autre) ou les Événements corporatifs d’une société (nouvel actionnaire, changement d’administrateur, changement d’exercice, changement d’adresse, acquisition ou fusion, nouvel employé, mise à pied, nouveau contrat majeur, renouvellement de permis, autre). Ils sont ajoutés à la main ou viennent des réponses au questionnaire.

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Groupes de clients

Un groupe donne un seul lien de dépôt pour une famille ou une structure de holding : ce qui arrive par ce lien est réparti entre ses membres.

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Créer un groupe

  1. Ouvrez la fiche d’un des clients, onglet Relations.
  2. Dans Groupes, cliquez sur Ajouter au groupe.
  3. Cherchez un groupe existant, ou tapez un nouveau nom et choisissez Créer un groupe.
La page du groupe montre ses Membres, leurs Mandats actifs et le Lien de dépôt :
  • Le Contact est la personne qui envoie les documents ; le portail du groupe la salue par son nom.
  • Le lien est rattaché au mandat actif du contact, sinon à celui du membre le plus ancien. Les membres doivent d’abord avoir un mandat actif, c’est-à-dire pas encore Terminé : un mandat Bloqué compte, pour que le client qui répond enfin retrouve son dossier sur le portail du groupe.
  • Documents non assignés : ce qui est arrivé par le lien sans correspondre à un membre. Assignez-le, et la correspondance est retenue pour la suite.
Supprimer un groupe ne supprime pas ses membres : ils redeviennent des clients sans groupe.