Qu’est-ce que Coalesc?
Coalesc s’occupe de la collecte des documents de vos clients pour les cabinets comptables : recevoir, reconnaître, classer, relancer. Vous gardez les décisions. Coalesc les prépare et vous les présente une à la fois.Comment ça fonctionne
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Les documents arrivent
Vos clients vous écrivent comme d’habitude : Coalesc lit la boîte courriel que vous avez connectée, et ce qu’il ne sait pas rattacher à un client arrive dans Réception. Vos clients peuvent aussi déposer leurs documents dans leur portail, avec le lien personnalisé de leur demande.
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Ils sont classés sur la liste du mandat
Chaque document est reconnu (Coalesc regarde d’abord l’image de la page, puis en extrait les données) et placé sur la bonne ligne de la liste de documents du mandat : le T4 sur la ligne du T4, le relevé de mars sur la ligne de mars.
3
Aujourd'hui rassemble vos décisions
La page Aujourd’hui réunit ce qui demande votre avis. En haut, À envoyer : les premières demandes et les relances rédigées, que vous approuvez d’un coup pour l’heure d’envoi du cabinet. En dessous, À trancher : une carte par dossier, avec les documents à vérifier, les questions sur le dossier, les réponses des clients et les courriels à classer.
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Les relevés sont lus
Les relevés bancaires et de carte de crédit sont lus, et leurs lignes sont classées dans le Plan comptable du client. Voir Relevés et transactions.
5
Les relances sont préparées
Chaque matin, Coalesc rédige les relances des clients qui tardent, et la première demande des dossiers à qui personne n’a encore écrit. Rien ne part avant votre approbation. L’envoi sans approbation est une option (« Envoyer automatiquement »), désactivée par défaut.
6
Le dossier est prêt
Un mandat passe à Prêt quand chaque ligne demandée a été validée par votre cabinet et qu’aucune question écrite au client n’attend d’être envoyée. Un document reçu mais pas encore validé ne suffit pas.
Coalesc est fait pour l’ordinateur. Sur un téléphone, une ligne le rappelle une fois (« Coalesc est conçu pour l’ordinateur. Certaines pages sont à l’étroit ici. ») ; fermez-la et elle ne revient plus. Toutes les pages restent accessibles.
Types de mandats
Le formulaire de création propose quatre types :
La mission de compilation n’est pas un type de mandat : c’est un niveau d’états financiers d’un mandat T2, au même titre que « Papier blanc », « Mission d’examen » ou « Audit ». Voir le Glossaire et Le mandat T2.
Prochaines étapes
Aujourd'hui
Les courriels à approuver et les décisions à prendre, dossier par dossier.
Créer un mandat
Votre première étape pour chaque client.
Connecter votre courriel
Recevez les documents directement de vos courriels.
Portail client
Ce que votre client voit et fait avec son lien.
Relevés et transactions
De la lecture des relevés au classement des lignes.
Glossaire
Les mots de Coalesc, définis.