Documentation Index
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Comment fonctionne la boîte de réception
Quand vous connectez votre courriel (Gmail ou Outlook), Coalesc surveille les messages entrants toutes les minutes. Les courriels avec des pièces jointes apparaissent dans la boîte de réception de Coalesc.Filtres
| Filtre | Description |
|---|---|
| Tous | Tous les courriels reçus |
| À traiter | Courriels pas encore acceptés ou ignorés |
| Expéditeur inconnu | Courriels d’expéditeurs qui ne sont pas dans votre liste de clients |
| Traités | Courriels dont les pièces jointes ont été classifiées et assignées |
| Ignorés | Courriels marqués comme non pertinents |
Actions sur un courriel
Accepter
Quand vous acceptez un courriel:- Les pièces jointes sont extraites
- Chaque document est classifié automatiquement (T4, relevé bancaire, facture, etc.)
- Si l’expéditeur correspond à un client, les documents sont associés à son mandat actif
- La checklist du mandat se met à jour automatiquement
Assigner
Si l’expéditeur n’est pas reconnu, vous pouvez manuellement assigner le courriel:- Sélectionnez le client destinataire
- Sélectionnez le mandat concerné
- Les documents seront classifiés et ajoutés au dossier
Ignorer
Marquez un courriel comme non pertinent (publicités, courriels internes, etc.). Les courriels ignorés sont masqués par défaut.Opérations en lot
Sélectionnez plusieurs courriels et effectuez des actions en lot:- Accepter plusieurs courriels d’un coup
- Ignorer plusieurs courriels
- Assigner plusieurs courriels au même client
Expéditeurs ignorés
Si vous ignorez régulièrement les courriels d’un même expéditeur (ex: une newsletter), Coalesc peut automatiquement ignorer les futurs courriels de cet expéditeur. Pour débloquer un expéditeur:- Allez dans Boîte de réception > menu de filtre
- Trouvez l’expéditeur dans la liste des ignorés
- Cliquez sur Débloquer
File d’attente de l’agent
La boîte de réception a deux onglets: Courriels et Brouillons de l’agent.Courriels classifiés
Quand un courriel est traité automatiquement, vous pouvez réviser la classification:- Confirmer: la classification est correcte
- Corriger: sélectionner le bon type de document
- Rejeter: reclassifier manuellement
Brouillons de l’agent
L’agent d’intake peut générer des brouillons de réponse automatiques. Chaque brouillon contient:- Le client concerné
- Le type d’action (répondre, demander des documents, escalader, finaliser)
- Le raisonnement de l’agent
- Le brouillon de courriel à envoyer
- En attente: brouillons à réviser
- Envoyés: brouillons approuvés et envoyés
- Rejetés: brouillons refusés
- Échoués: erreurs d’envoi
Plus vous utilisez Coalesc, plus la classification et les brouillons s’améliorent. Le système apprend de vos corrections.