Ce que montre la page Réception
La page Réception (menu Flux) réunit les courriels reçus dans les boîtes que vous avez connectées (voir Connecter votre courriel). Coalesc relève chaque boîte toutes les minutes. Quand il reconnaît le client, il classe les pièces jointes dans son mandat ouvert sans que vous ayez à intervenir ; il ne vous montre en premier que ce qui demande une décision. En haut de la page, une ligne résume la situation : combien de courriels ont été classés automatiquement, combien sont à vérifier, combien viennent d’expéditeurs inconnus, et l’heure de la dernière vérification. Si une boîte a perdu sa connexion, la ligne affiche Connexion à rétablir : reconnectez-la dans Paramètres › Connexions. Si aucune boîte n’est connectée, la page affiche Aucune boîte courriel connectée avec un bouton pour en connecter une.Les onglets
L’onglet choisi est gardé dans l’adresse de la page : un rechargement ou un lien partagé ouvre le même onglet. Un menu permet aussi de n’afficher qu’une seule boîte quand vous en avez connecté plusieurs.
Un document arrivé avant que son client ait un mandat ouvert n’est pas perdu : il est classé dès qu’un mandat s’ouvre pour ce client.
Classer un courriel à vérifier
Dans À vérifier, chaque ligne propose le client que Coalesc a reconnu.- Classer sous, suivi du nom du client : le bouton nomme le client et, s’il y en a plusieurs, le nombre de courriels qu’il classe. Les pièces jointes vont dans le mandat ouvert du client, et c’est le classement qui choisit la ligne de la liste de documents qui leur correspond.
- Autre client… : ouvre la fenêtre Classer sous un client pour en choisir un autre.
Classer un courriel d’un expéditeur inconnu
Dans Inconnus, cliquez sur Classer sous un client…. La fenêtre vous laisse :- choisir un client dans la liste, ou cliquer sur + Créer le client pour le créer sur place (le même formulaire que dans la page Clients ; Choisir un client existant vous ramène à la liste) ;
- cocher, si vous le voulez, la case qui classe aussi les prochains courriels de cette adresse sous ce client (et ses autres courriels déjà en attente, quand il y en a).
Quand le courriel vient d’une adresse de votre cabinet (un collègue qui transfère un document, par exemple), seul ce courriel est classé sous le client, pas le reste de ses courriels. La case qui fait suivre l’expéditeur n’est pas offerte dans ce cas. Il en va de même pour un service qui écrit au sujet de plusieurs clients, comme un service de signature.
Vérifier un classement automatique
Dans Auto-classés, ouvrez une ligne pour voir le courriel et le résultat. La section Vérifier la classification permet de :- Confirmer le type de document trouvé ;
- Corriger le type, en choisissant le bon dans la liste ;
- Rejeter le document.
Écarter un courriel ou ignorer un expéditeur
Ce sont deux gestes différents :
Après un ignore, une notification offre Annuler pendant quelques secondes.
Coalesc ignore aussi de lui-même un expéditeur dont il a rejeté trois messages comme venant d’un service (adresse « no-reply », envoi de masse), mais jamais une adresse inscrite à la fiche d’un client.
Restaurer
Dans Ignorés, ouvrez une ligne :- Restaurer ce message remet ce courriel où il était ;
- Restaurer tout de cet expéditeur retire l’adresse des expéditeurs ignorés et remet tous ses courriels.
Actions en lot
Cochez plusieurs lignes (ou la case Tout sélectionner). Une barre apparaît en bas :- Ignorer N expéditeurs ignore l’adresse de chaque ligne choisie. Le nombre compte les adresses, pas les courriels.
- Accepter (N) classe d’un coup les courriels à vérifier choisis sous le client proposé.
Qui peut faire quoi
Voir Rôles et permissions.
Les brouillons de relance que Coalesc prépare ne se trouvent pas dans la Réception : vous les approuvez dans Aujourd’hui ou dans Manquants. Voir Relances et suivi.