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Coalesc utilise 4 rôles. Chaque membre de votre équipe a un rôle, qui détermine ce qu’il voit et ce qu’il peut faire. Les rôles s’affichent sous ces noms: Propriétaire, Administrateur, Comptable, Assistant.

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Propriétaire

Le fondateur ou un associé du cabinet.
  • Accès complet à toutes les fonctionnalités.
  • Gestion de l’équipe, des invitations et des connexions courriel.
  • Seul un propriétaire peut nommer un autre membre Propriétaire. Un cabinet peut donc avoir plusieurs propriétaires.

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Administrateur

Le gestionnaire de bureau ou un associé.
  • Les mêmes droits que le propriétaire, sauf celui de nommer un propriétaire.
  • Inviter et gérer les membres de l’équipe.
  • Gérer les connexions courriel.
  • Configurer les paramètres du cabinet, le plan comptable de base et les questionnaires.
  • Supprimer des clients, des mandats et des documents.

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Comptable

Le CPA ou le technicien comptable qui fait le travail.
  • Réception: accepter, classer, ignorer.
  • Envoyer des courriels aux clients (demandes, relances, demandes de signature).
  • Clients et mandats: créer, modifier, consulter.
  • Documents: consulter, téléverser, télécharger.
  • Modifier et importer le plan comptable d’un client, sur la fiche du client.
Le comptable n’a aucun droit sur les paramètres: dans Paramètres, il ne voit que « Mon profil » et « Notifications et sécurité ». Il ne peut pas non plus gérer l’équipe ni les connexions courriel, ni supprimer un client, un mandat ou un document.

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Assistant

Le personnel administratif ou la réception.
  • Réception: consulter et ignorer seulement.
  • Clients et mandats: consultation seulement.
  • Documents: consulter, téléverser, télécharger.
  • Peut préparer une demande de signature, mais pas l’envoyer.
  • Dans Paramètres, ne voit que « Mon profil » et « Notifications et sécurité ».

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Tableau comparatif

Coalesc n’a pas d’écran de facturation: aucun rôle n’y donne accès.

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Inviter un membre

  1. Allez dans Paramètres › « Équipe » (groupe « Cabinet »).
  2. Cliquez sur Inviter. La fenêtre « Inviter un membre » s’ouvre.
  3. Entrez une adresse courriel et appuyez sur Entrée. Vous pouvez en entrer plusieurs à la fois.
  4. Choisissez le Rôle: Administrateur, Comptable ou Assistant. Le rôle Propriétaire ne se donne pas à l’invitation.
  5. Chaque personne reçoit un courriel d’invitation.
Si une adresse est refusée (personne déjà membre, invitation déjà en attente, adresse non valide), la fenêtre dit pourquoi pour cette adresse.

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Invitations en attente

La section « Invitations en attente » liste les invitations envoyées, avec leur statut (En attente ou Expirée). Renvoyer envoie l’invitation de nouveau; Retirer l’annule.

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Demandes d’accès

Une personne qui s’inscrit avec une adresse courriel au domaine de votre cabinet peut demander à rejoindre votre organisation plutôt que d’en créer une autre. Sa demande apparaît dans « Demandes d’accès ». Vous choisissez son rôle (Administrateur, Comptable ou Assistant), puis Approuver ou Refuser. Rien n’est accordé avant votre approbation.

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Changer un rôle ou retirer un membre

Dans la liste de l’équipe, un propriétaire ou un administrateur change le rôle d’un membre directement dans la colonne Rôle, et le retire avec l’icône de corbeille (« Retirer de l’équipe »). La personne perd immédiatement l’accès aux dossiers du cabinet. Quelques limites:
  • Personne ne peut changer son propre rôle, ni se retirer soi-même.
  • Le rôle d’un propriétaire ne peut pas être changé, et un propriétaire ne peut pas être retiré, depuis cet écran.
  • Seul un propriétaire voit l’option Propriétaire dans la liste des rôles.