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Dans un mandat

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La ligne d’état, au-dessus des onglets

En haut du mandat, une ligne dit où en est le dossier et ce qu’il attend, par exemple :
  • « Demande envoyée à Marie Tremblay le 3 mars : en attente de sa réponse. »
  • « À vous : 2 documents à valider » (ou « 1 document à vérifier »), avec un lien qui ouvre la liste sur ces lignes ;
  • « Mandat prêt : 8/8 documents validés. »
Elle signale aussi un client qui n’a pas ouvert son lien, des documents arrivés sans correspondre à une ligne demandée, ou des documents qui portent sur une autre période que celle du mandat. Si votre cabinet a marqué des transactions pour le client sans encore lui envoyer les questions, la ligne le dit, par exemple « 3 questions au client pas encore envoyées », avec Voir les questions, qui ouvre l’onglet Transactions. Tant que ces questions ne sont pas parties, le mandat n’est pas Prêt, même si chaque document est validé. Voir Relevés et transactions.

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Le compteur

Il n’y a pas de barre de progression. À côté de l’onglet Liste de documents, un compteur indique les documents en main sur les documents demandés (par exemple 3/8). Il passe au vert, avec un crochet, quand chaque ligne demandée est validée. Voir Liste de documents.
Seuls les documents requis comptent. Une ligne optionnelle n’empêche pas le dossier d’être prêt.

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Les onglets du mandat

Cliquez sur un document reçu pour le prévisualiser directement dans Coalesc.

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Les états d’une ligne

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Statuts du mandat

Un document reçu ne suffit pas pour passer à Prêt : tant qu’une ligne est « à valider », le mandat reste en cours. Validez les documents dans la liste, ou depuis Aujourd’hui. Une question au client écrite mais pas envoyée retient aussi le mandat ; une question envoyée et restée sans réponse ne le retient pas.

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La liste des mandats

La page Mandats range les mandats par ce qu’il y a à faire ensuite (« Prêt à travailler », « À réviser », « À lancer », « Relance à faire », « À appeler », « En attente du client », « Terminé »). Un mandat Bloqué y est sous « À appeler ». Voir Mandats en profondeur.

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L’historique du client

Sur la fiche d’un client, l’onglet Activité montre tout ce qui s’est passé dans son dossier, du plus récent au plus ancien : ses envois, l’import de son plan comptable, et les reclassements de lignes faits par votre équipe, avec le nom de la personne. L’onglet Communications de la fiche réunit ses courriels. Voir Gestion des clients.