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À quoi sert la charte de comptes?

La charte de comptes (plan comptable) est utilisée par Coalesc pour catégoriser automatiquement les transactions extraites des relevés bancaires. Quand vous convertissez un relevé bancaire en Excel, chaque transaction est associée à un compte de votre charte.

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Configurer votre charte

  1. Allez dans Règles > Charte de comptes
  2. Vous verrez la liste de vos comptes, organisés par catégorie

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Catégories de comptes

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Ajouter un compte

  1. Cliquez sur Ajouter
  2. Entrez le code (ex: 1000, 5400)
  3. Entrez le nom (ex: Encaisse, Fournitures de bureau)
  4. Sélectionnez la catégorie
  5. Optionnel: associez le compte à un client spécifique

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Importer une charte existante

Si vous avez déjà une charte de comptes dans QuickBooks, Sage ou un autre logiciel:
  1. Exportez-la en CSV ou Excel
  2. Dans Coalesc, cliquez sur Importer
  3. Déposez le fichier
  4. Vérifiez le mapping des colonnes (code, nom, catégorie)

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Charte de base vs charte par client

Coalesc supporte deux niveaux de charte de comptes:
  • Charte de base: la charte par défaut de votre cabinet, utilisée pour tous les clients
  • Charte par client: des comptes supplémentaires ou différents pour un client spécifique
La charte par client hérite de la charte de base. Vous n’avez qu’à ajouter les comptes spécifiques au client.

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Deux noms par compte

Chaque compte porte deux noms, et ils ne s’adressent pas au même lecteur.
  • Le nom du compte est celui de votre grand livre. C’est vous qui le lisez, dans la charte et dans vos exports. Par exemple Investment - Marketable securities.
  • Le nom pour le client est celui que votre client lit dans ses demandes de documents et sur son portail. Par exemple RBC Dominion Security - Relevés de courtage.
Le second est facultatif. Tant qu’il est vide, votre client voit le nom du grand livre.

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Où le régler

Le nom pour le client se règle sur la fiche du client, pas dans Règles. Ouvrez le client, allez à sa charte de comptes, et cliquez sur la ligne « nom pour le client » sous le compte. C’est un réglage qui se fait une fois par client. La charte de base du cabinet, elle, reste dans Règles.
Renommer un compte pour un client renomme du même coup toutes les lignes de sa liste de documents rattachées à ce compte. Vous n’avez pas à recommencer pour chacun des douze mois.

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Pourquoi ça vaut la peine

Votre client ne connaît pas votre plan comptable. « Investment - Marketable securities » est une catégorie comptable, pas un document qu’il peut aller chercher. « RBC Dominion Security » est écrit en haut du relevé que vous lui demandez. Coalesc se sert aussi de ce nom pour reconnaître les documents déposés : il rapproche ce qui est imprimé sur la page des noms que vous avez donnés aux comptes de ce client.

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Impact sur le convertisseur

Quand vous convertissez un relevé bancaire:
  1. Le système lit chaque transaction
  2. Il analyse la description (ex: “LOYER BUREAU 123 RUE MAIN”)
  3. Il cherche dans votre charte de comptes le meilleur match
  4. Il assigne le code et le nom du compte à la transaction
  5. Le fichier Excel résultant contient les colonnes Code de compte et Nom de compte
Plus votre charte est complète, plus la catégorisation sera précise.

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Impact sur la tenue de livres

Pour les mandats de tenue de livres, la charte de comptes détermine aussi comment les documents sont organisés dans le dossier du client et comment les transactions extraites sont classifiées.