Plan comptable

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À quoi sert le plan comptable?

Coalesc se sert du plan comptable pour deux choses:

• Catégoriser les transactions extraites des relevés bancaires et de carte de crédit: chaque transaction reçoit un code et un nom de compte.
• Bâtir la checklist des mandats de tenue de livres, de T2 et de TPS/TVQ: chaque compte bancaire, chaque carte, chaque compte de placement devient une demande de document.

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Deux plans comptables: celui du cabinet et celui du client

• Le plan de base est celui de votre cabinet. Il sert pour tout client qui n’a pas le sien.
• Le plan du client est celui que vous importez pour un client précis (voir « Importer un plan comptable » plus bas).

Seul un import donne à un client un plan à lui. Un compte que vous ajoutez un à la fois pour un client qui n’a rien importé, ou que Coalesc ajoute à partir d’un relevé (bouton Ajouter au plan comptable), ne remplace pas le plan du cabinet : il s’y ajoute, pour ce client seulement. Si ce compte porte le même code qu’un compte du cabinet, c’est celui du client qui compte. Sur la fiche d’un tel client, l’onglet « Plan comptable » l’indique : « Plan par défaut du cabinet », « Utilisé tant que vous n’importez pas le plan comptable de ce client. Les comptes ajoutés un à un s’y ajoutent. » Tant qu’un client n’a pas importé son plan, ses transactions sont classées avec celui du cabinet. Une fois son plan importé, celles que personne n’a encore corrigées sont reclassées sur ses comptes dans les minutes qui suivent (la vérification passe toutes les 5 minutes). Vos corrections ne sont pas touchées.

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Où les trouver

L’onglet « Plan comptable » de la fiche client n’existe que pour les clients de type société. Un comptable n’a pas accès aux Paramètres, mais il peut modifier et importer le plan d’un client depuis sa fiche.

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Les 10 catégories

Chaque compte a une catégorie. Les cinq premières disent à Coalesc quels documents demander; les cinq autres servent à catégoriser les transactions. Les prêts ne sont jamais ajoutés automatiquement: la catégorie regroupe aussi bien une marge bancaire qu’un prêt d’une personne, et la plupart n’ont aucun relevé à demander. Pour suivre les relevés d’une marge, ajoutez la ligne à la main dans le mandat et rattachez-la au compte. Changer la catégorie d’un compte du client le fait entrer dans les demandes de documents, ou l’en fait sortir.

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Ajouter un compte

1. Ouvrez le plan voulu (voir le tableau plus haut). Dans Paramètres, choisissez d’abord le client dans le sélecteur, ou « Tous les clients (base) » pour le plan du cabinet.
2. Cliquez sur Ajouter un compte.
3. Entrez le Code (ex: 1000, 5400).
4. Entrez le Nom du compte (ex: Encaisse, Fournitures de bureau).
5. Choisissez la Catégorie.

Ajouté pour un client qui n’a pas importé son plan, le compte s’ajoute au plan du cabinet pour ce client seulement; il ne lui fait pas un plan d’un seul compte (voir plus haut). Quand un relevé arrive pour un compte que le plan du client n’a pas, Coalesc vous demande s’il faut l’ajouter (« Un relevé est arrivé pour [compte], et ce plan comptable ne l’a pas. L’ajouter ? »), avec le bouton Ajouter au plan comptable.

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Importer un plan comptable

Si le plan existe déjà dans QuickBooks, Sage, Acomba ou un autre logiciel, importez-le plutôt que de le retaper.

1. Exportez le plan comptable ou la balance de vérification de votre logiciel, en Excel, en CSV ou en texte.
2. Dans Coalesc, déposez le fichier dans la zone « Importer le plan comptable » (Excel, CSV ou texte (QuickBooks, Sage, Acomba)). Vous pouvez aussi cliquer sur Coller depuis Excel et coller les colonnes (code, nom, solde), puis Lire.
3. Au besoin, téléchargez le modèle avec Télécharger le modèle CSV: ses colonnes Code, Name et Category sont reconnues directement.
4. Vérifiez l’écran de révision, puis cliquez sur le bouton d’import (par exemple « Importer 42 comptes »).

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Les colonnes reconnues

Coalesc lit les titres de colonnes en français comme en anglais, par exemple: Une colonne Compte ou Account peut contenir des numéros ou des noms selon le logiciel: Coalesc regarde son contenu pour décider. Les numéros collés au nom (« 1010 Encaisse » ou « Encaisse (1010) ») sont séparés.

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L’écran de révision

Avant d’importer, Coalesc montre ce qu’il a compris:

• Colonnes lues et les lignes non importées (titre du rapport, totaux, intertitres), avec la raison.
• Comment ce fichier a été lu: vous pouvez changer le contenu d’une colonne, la ligne des titres de colonnes ou les montants lus comme soldes. Le fichier est alors relu et vérifié de nouveau.
• Lecture suggérée: quand la première lecture ne donne rien de bon, Coalesc en propose une autre (Utiliser cette lecture ou Garder la lecture actuelle). Une fois importée, cette présentation sera lue de la même façon la prochaine fois.
• La catégorie de chaque compte. Une catégorie marquée supposé n’était pas indiquée dans le fichier: vérifiez-la.
• Les comptes sans numéro reçoivent un code proposé, que vous pouvez changer.

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Les soldes

Une balance de vérification apporte aussi les soldes de fin d’exercice. Ils sont importés seulement quand Coalesc peut les vérifier, c’est-à-dire quand les débits égalent les crédits (Débits = crédits). Sinon, l’écran dit pourquoi (Les soldes ne seront pas importés :) et, selon la raison, vous pouvez cocher Les importer quand même. Sans cette case, les comptes sont importés sans leurs montants. Choisissez l’exercice des soldes quand Coalesc vous le demande.

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Les fichiers refusés

Coalesc refuse un fichier qui n’est pas un plan comptable ni une balance de vérification, et dit ce qu’il a reconnu:

• un grand livre (il liste des transactions, pas des comptes);
• un classement chronologique des comptes clients ou fournisseurs;
• un fichier IGRF (les postes normalisés de l’ARC, pas les comptes du client).

Un état des résultats seul ou un bilan seul est signalé: il manque la moitié des comptes (les banques, cartes et prêts viennent du bilan; les revenus et dépenses, de l’état des résultats). Exportez plutôt la balance de vérification.

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Importer de nouveau

Réimporter un plan met à jour les comptes déjà présents (mêmes codes), sans casser leurs liens avec les transactions et les règles apprises. Les comptes absents du nouveau fichier sont retirés, sauf s’ils sont utilisés (transactions, compte lié, règles apprises, soldes, demandes de documents, compte d’attente). Pour tout garder, cochez Garder les comptes absents de ce fichier. Après l’import, Coalesc affiche le résultat, par exemple « 42 comptes importés », avec le nombre de comptes mis à jour et de nouveaux comptes, et les soldes importés pour l’exercice.

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Deux noms par compte

Chaque compte porte deux noms, et ils ne s’adressent pas au même lecteur.

• Le nom du compte est celui de votre grand livre. C’est vous qui le lisez, dans le plan et dans vos exports. Par exemple Investment - Marketable securities.
• Le nom pour le client est celui que votre client lit dans ses demandes de documents et sur son portail. Par exemple RBC Dominion Security - Relevés de courtage.

Le second est facultatif. Tant qu’il est vide, votre client voit le nom du grand livre.

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Où le régler

Le nom pour le client se règle sur la fiche du client, onglet « Plan comptable », dans la colonne « Le client voit »: cliquez sur « nom pour le client » à la ligne du compte. C’est un réglage qui se fait une fois par client. Le plan de base du cabinet, lui, reste dans les Paramètres.

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Pourquoi ça vaut la peine

Votre client ne connaît pas votre plan comptable. « Investment - Marketable securities » est une catégorie comptable, pas un document qu’il peut aller chercher. « RBC Dominion Security » est écrit en haut du relevé que vous lui demandez. Coalesc se sert aussi de ce nom pour reconnaître les documents déposés: il rapproche ce qui est imprimé sur la page des noms que vous avez donnés aux comptes de ce client.

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Impact sur le convertisseur

Quand Coalesc convertit un relevé:

1. Il lit chaque transaction.
2. Il regarde la description (ex: « LOYER BUREAU 123 RUE MAIN »).
3. Il cherche d’abord ce que votre cabinet lui a appris pour une description semblable, puis propose le compte le plus probable du plan qui s’applique (celui du client, sinon celui du cabinet).
4. Il inscrit le code et le nom du compte sur la transaction.
5. Le fichier Excel contient les colonnes Code de compte et Nom du compte.

Un code qui n’est pas un nombre ne peut pas être choisi par la catégorisation automatique: l’import vous le signale. Plus le plan est complet, plus la catégorisation est précise. Dans Outils › Convertisseur, le sélecteur Pour affiche à côté d’un client le nombre de comptes de son plan importé (« · 18 comptes »). Un client sans plan importé n’affiche aucun nombre : ses relevés sont lus avec le plan du cabinet, plus ses comptes ajoutés un à un. Voir Outils.