Vue d’ensemble
Le formulaire de création offre 4 types de mandats dans le champ Type de mandat:
Le type détermine les documents proposés dans le sélecteur et la façon dont la checklist est générée.
La liste dépend du type de client
Choisissez d’abord le client: la liste des types s’ajuste à lui.- Une société ne se voit pas offrir le T1.
- Un particulier ne se voit pas offrir le T2.
- La tenue de livres et la TPS/TVQ restent offertes à tous: un travailleur autonome en a besoin.
Le type « Autre » n’est plus offert à la création. Les anciens mandats de ce type restent affichés. La compilation n’est pas non plus un type de mandat: c’est un niveau d’états financiers du T2 (voir plus bas).
T1: déclaration de revenus des particuliers
La déclaration de revenus personnelle, pour une personne physique. C’est le mandat le plus courant pendant la saison des impôts. Fréquence: annuelle, et c’est la seule offerte. Documents: 85 types de documents du registre de Coalesc s’appliquent au T1: feuillets fiscaux (T4, RL-1, T5, RL-3, etc.), reçus de déductions (frais médicaux, dons, REER), formulaires (T2125 pour les travailleurs autonomes, T776 pour les revenus de location), avis de cotisation, déclaration de l’année précédente. Voir Types de documents. Particularités:- C’est le seul type qui a un questionnaire client. Le questionnaire détermine une partie des documents demandés. Voir Questionnaires.
- L’option Partir de la déclaration de l’année précédente ne demande au client que la déclaration de l’an dernier. Une fois qu’elle est lue, sa revue propose les documents qu’elle nomme.
- Pour un client récurrent, la checklist de son mandat T1 précédent est reprise et redatée.
T2: fin d’année corporative
La déclaration de revenus d’une société, avec les états financiers que le cabinet produit, s’il en produit. Dans le menu, le type s’appelle T2 · fin d’exercice. Fréquence: annuelle, et c’est la seule offerte. La période, le nom et les échéances découlent de la fin d’exercice de la société. Documents typiques: relevés bancaires et de carte de crédit, relevés de placement, grand livre, rapprochement bancaire, TPS/TVQ, sommaires de paie, factures fournisseurs, procès-verbaux, assurances, amortissement.Le niveau d’états financiers
Quand le type est T2, un champ États financiers apparaît. Il indique ce que le cabinet produit avec la déclaration:
Ce que le niveau change dans la checklist:
- Avec Aucun, T2 seulement, la ligne États financiers est demandée au client.
- À tout autre niveau, c’est le cabinet qui produit les états: la ligne États financiers n’est pas demandée au client. Les Rapports de fin d’exercice du logiciel comptable sont demandés à la place, comme ligne facultative. Le formulaire vous le signale, avec un moyen de remettre la ligne si les états d’un client viennent vraiment d’un autre cabinet.
- Le niveau est repris du mandat T2 précédent du même client: un client compilé l’an dernier est proposé en compilation cette année.
Tenue de livres
Le suivi comptable courant d’une entreprise: enregistrer les ventes, les dépenses, les transactions bancaires, la paie, les taxes. C’est le travail régulier qui alimente la fin d’année, sans la remplacer. Fréquence: Annuel, Trimestriel, Mensuel ou Personnalisé, selon l’entente avec le client. Une période personnalisée ne peut pas se reconduire d’elle-même: Coalesc ne peut pas en déduire la suivante. Documents typiques: relevés bancaires, relevés de carte de crédit, factures fournisseurs, grand livre, rapprochement bancaire, TPS/TVQ, sommaires de paie. Particularités:- Les relevés bancaires et de carte de crédit sont demandés un par mois sur la période du mandat.
- La TPS/TVQ suit la fréquence de déclaration du client (voir ci-dessous).
TPS/TVQ
Les déclarations de taxes de vente que l’entreprise perçoit et remet, avec le calcul de la taxe nette à payer ou à récupérer. Fréquence: Annuel, Trimestriel, Mensuel ou Personnalisé. Documents: déclarations de TPS/TVQ, relevés bancaires, relevés de carte de crédit, factures fournisseurs, avis de prélèvement fournisseur, rapport de ventes, document justificatif.La TPS/TVQ suit la cadence du client
Les lignes TPS/TVQ d’un mandat (TPS/TVQ, tenue de livres ou T2) suivent la fréquence inscrite au Calendrier de déclaration de la fiche du client:- Client mensuel: une ligne par mois de la période.
- Client trimestriel: une ligne par trimestre, aligné sur sa fin d’exercice.
- Client annuel: une seule ligne.
- Client pas inscrit aux taxes: aucune ligne TPS/TVQ.
Les lignes qui viennent du plan comptable
Pour la tenue de livres, le T2 et la TPS/TVQ, la checklist se bâtit à partir du plan comptable du client quand il en a un, compte par compte:
Les prêts et marges de crédit ne sont jamais ajoutés automatiquement: cette catégorie regroupe aussi bien une avance d’actionnaire qu’un prêt auto, et la plupart n’ont pas de relevé à demander. Si vous voulez les relevés d’une marge, ajoutez la ligne à la main et rattachez-la au compte. Un relevé qui arrive sans avoir été demandé reçoit sa propre ligne.
D’où vient la checklist
À la création, Coalesc prend la première source disponible, dans cet ordre:- ce que Coalesc a retenu des mandats passés de ce client pour ce type;
- la checklist du mandat précédent du même type, redatée;
- le modèle de checklist du cabinet que vous avez choisi;
- le plan comptable du client;
- le questionnaire du cabinet pour ce type;
- la liste par défaut du cabinet (Paramètres › Listes de documents, voir Paramètres), sinon celle de Coalesc.