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Pourquoi connecter votre courriel?

Vos clients envoient déjà leurs documents par courriel. Une fois votre boîte connectée, Coalesc lit les courriels qui arrivent, reconnaît le client, classe les pièces jointes sur la liste de son mandat, et envoie depuis cette même boîte les demandes et les relances que vous approuvez.

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Fournisseurs offerts

  • Google Gmail
  • Microsoft Outlook

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Comment connecter

La page est réservée aux propriétaires et aux administrateurs du cabinet.
  1. Allez dans Paramètres › Connexions (groupe « Cabinet »).
  2. Dans la section Ajouter une connexion, choisissez l’Historique à importer : 30 derniers jours, 3 derniers mois (par défaut) ou 12 derniers mois.
  3. Cliquez sur Connecter dans la carte Microsoft Outlook ou Google Gmail.
  4. Autorisez l’accès à votre boîte chez Google ou Microsoft.
Microsoft demande une approbation administrateur? Consultez Débloquer les permissions Microsoft 365 : vérifier les rôles du compte, faire approuver l’application par votre équipe TI, puis reprendre avec la bonne boîte. Le rôle d’administrateur dans Coalesc n’est pas un rôle Microsoft 365.
L’historique ne s’applique qu’à la première importation ; ensuite, seuls les nouveaux courriels sont lus. Une fenêtre plus longue prend plus de temps à importer, car chaque pièce jointe est téléchargée et classée.
Vous pouvez connecter plusieurs boîtes.

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Quelle boîte est lue

  • Gmail : la boîte de réception du compte connecté.
  • Outlook : la boîte du compte avec lequel vous vous connectez, pas une autre. Coalesc surveille un dossier de cette boîte ; pour en choisir un autre, ouvrez le menu Plus de la connexion et cliquez sur Changer dossier.
Une boîte Exchange partagée n’est pas destinée à une connexion directe avec son propre mot de passe. Ne débloquez pas sa connexion pour contourner une erreur. Voir une adresse partagée dans Outlook ne signifie pas qu’elle est connectée à Coalesc : faites vérifier le parcours pris en charge avec votre équipe TI et Coalesc. Voir le cas des boîtes partagées dans le guide de dépannage.
Vos clients voient l’adresse de la boîte connectée comme expéditeur. Si elle n’est pas sur le domaine de votre cabinet, Coalesc vous prévient : les filtres d’entreprise classent souvent cette combinaison en courriel indésirable.

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Ce qui se passe ensuite

Coalesc vérifie chaque boîte connectée toutes les minutes. Quand un client envoie un courriel avec des pièces jointes :
  1. Coalesc lit le courriel et reconnaît le client par son adresse.
  2. Les pièces jointes sont reconnues (T4, relevé bancaire, facture, etc.).
  3. Les documents sont placés sur la bonne ligne du mandat ouvert de ce client, et la liste se met à jour.
Plusieurs documents dans un seul PDF. Un client qui numérise ses feuillets et ses reçus dans un seul PDF et l’envoie par courriel n’a pas à les séparer. Un PDF de 4 pages ou plus dont la première page n’est ni un relevé ni une facture est lu page par page, puis séparé en autant de documents, chacun avec son propre fichier, classé sur sa ligne comme s’il était arrivé seul. Coalesc ne le sépare que s’il a pu lire chaque page et nommer chaque document. Dans le doute, et toujours pour une déclaration produite, le PDF reste entier. Expéditeur inconnu. Un courriel que Coalesc ne rattache à aucun client arrive dans Réception, où vous l’acceptez ou l’ignorez. Voir Boîte de réception. Client sans mandat ouvert. Les documents d’un client connu qui n’a pas encore de mandat ouvert attendent. Coalesc réessaie de les classer toutes les 5 minutes : dès qu’un mandat est ouvert pour la période, ils y sont placés.

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Ce que Coalesc lit et fait

  • Il lit les courriels des dossiers choisis, leur texte et leurs pièces jointes, pour reconnaître vos clients et classer leurs documents.
  • Il envoie depuis cette boîte les demandes et les relances que vous approuvez.
  • Il ne supprime ni ne déplace vos courriels.

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Gérer une connexion

Dans Paramètres › Connexions, la section Boîtes courriel connectées montre chaque boîte avec son état (« Surveillance active », « Surveillance en pause », « Synchronisation en cours ») et l’heure de la dernière synchronisation (« Dernière synchronisation : … »).
  • Mettre en pause / Reprendre la surveillance, sur la carte de la boîte : arrêter ou reprendre la lecture de la boîte sans la déconnecter.
  • Le menu Plus propose :
    • Synchroniser maintenant : lire la boîte sans attendre la prochaine vérification ;
    • Changer dossier : le dossier courriel à surveiller (Outlook seulement) ;
    • Déconnecter : Coalesc cesse immédiatement de surveiller cette boîte, et la reconnecter demande une nouvelle autorisation.
Si l’accès expire, la carte affiche « Le jeton d’accès a expiré. Reconnectez-vous. » et le bouton Reconnecter. Après une erreur de synchronisation, elle affiche « Erreur de synchronisation. Réessayez. » avec Réessayer et Reconnecter. Tant qu’elle n’est pas reconnectée, la boîte n’est plus lue et les relances approuvées ne peuvent pas en partir : elles reviennent dans Aujourd’hui avec la raison.