Fonctionnement en détail

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Le cycle d’un document

Quand un document arrive dans Coalesc (par courriel, par le portail client ou en téléversement), il passe par plusieurs étapes automatiques.

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À quel client et à quel mandat

Coalesc rattache un document à un client à partir de plusieurs indices:

• l’adresse de l’expéditeur, quand le client est connu;
• les règles fournisseurs de votre cabinet (Paramètres › Fournisseurs), qui reconnaissent un expéditeur et le type de document qu’il envoie;
• les identifiants imprimés sur le document: numéro de compte bancaire, NEQ, numéro d’entreprise, nom de la société. C’est ce qui permet de ranger correctement les documents d’un groupe de sociétés envoyés par une seule personne.

Le document va ensuite au mandat ouvert du client dont la période le contient. Un relevé est placé par sa période imprimée: il va sous le mois qui compte le plus de jours de cette période, et en cas d’égalité sous le mois où la période commence (voir Types de documents). Par exemple, un relevé du 16 avril au 15 mai va sous avril, et celui du 16 mai au 15 juin sous mai.

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Ce qui n’est pas rangé automatiquement

• Un document reconnu avec une confiance inférieure à 0,7 n’est pas déposé sur une ligne: il attend votre confirmation.
• Un document qui ne correspond à aucun type connu n’est jamais mis sur la ligne la plus proche. Il reste dans le mandat, avec ce que Coalesc y a lu, pour que vous le gardiez comme pièce justificative, que vous nommiez son type ou que vous en choisissiez un autre.
• Une deuxième copie d’un document déjà sur une ligne est signalée, pas ajoutée.

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Feuillets fédéraux et québécois

Pour un client du Québec, un feuillet fédéral arrive presque toujours avec son relevé québécois. Quand Coalesc reçoit le feuillet fédéral, il ajoute à la checklist une ligne requise pour le relevé qui l’accompagne, s’il n’y est pas déjà:

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Gestion des PDF multiples

Un des problèmes les plus courants: le client envoie un seul PDF contenant plusieurs documents (T4 + RL-1 + relevé bancaire dans le même fichier). Coalesc détecte automatiquement les documents regroupés et les sépare:

1. Un PDF téléversé (au cabinet ou par le portail) de plus de 3 pages est analysé page par page: type de document, émetteur, compte, période et montants.
2. Coalesc trace les limites entre les documents: un relevé dont la période change commence un nouveau relevé, un feuillet fédéral et son relevé québécois sont deux documents, même du même émetteur, et deux formulaires différents sur deux pages qui se suivent (un T5 puis son RL-3) sont coupés entre les deux.
3. Aucune page n’est perdue. Une page sans données à elle reste avec le document auquel elle appartient: le verso d’instructions d’un feuillet, la deuxième page d’un T5008, le courriel qui accompagnait un feuillet, ou la page vide d’un relevé qui n’imprime que « Page 4 de 5 ». Seule une page entièrement blanche est laissée de côté.
4. Un feuillet n’est jamais rangé à l’intérieur d’un relevé bancaire ou de carte.
5. Une deuxième copie d’un même document est gardée elle aussi, et signalée comme doublon plutôt qu’ajoutée à la ligne.
6. Chaque document devient un document séparé dans le dossier.

Dans un PDF téléversé, une déclaration produite (par exemple par DT Max) reste un seul document. Deux déclarations dans un même fichier, y compris la copie signée et la copie gardée d’un même contribuable, sont deux déclarations.

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Un PDF reçu par courriel

Un PDF joint à un courriel est séparé de la même façon quand il compte 4 pages ou plus et que sa première page n’est ni un relevé ni une facture. Coalesc ne le coupe que s’il est sûr de sa lecture: chaque partie est un document nommé, chaque page a été lue, au plus une page (ou un dixième d’un long fichier) reste hors des parties, et les parties ne sont pas un seul document lu deux fois. Un fichier qui contient une déclaration produite reste entier. Sinon, le PDF est rangé entier, comme un seul document. Chaque partie séparée devient un document à part, avec son propre fichier, rangé sur sa propre ligne de la checklist.

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Détection des doublons

Si un client envoie le même document deux fois (par courriel et par le portail, par exemple), Coalesc détecte le doublon et ne le compte qu’une seule fois dans la checklist.

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Extraction de données

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Relevés bancaires et de carte de crédit

Les transactions sont extraites ligne par ligne avec la date, la description, le montant (débit ou crédit) et le solde imprimé par la banque, qui sert à vérifier chaque ligne. Les relevés sont convertis automatiquement à leur réception si l’option Conversion automatique est active (voir Paramètres). Chaque transaction est ensuite catégorisée:

1. Coalesc cherche d’abord ce qu’il a appris des corrections de votre cabinet pour une description semblable.
2. Pour les descriptions inconnues, il propose un compte.
3. Le compte vient du plan comptable du client quand vous en avez importé un, sinon de celui du cabinet. Jamais des deux à la fois. Seul le compte d’attente est commun aux deux. Les comptes ajoutés un à un pour un client qui n’a pas importé son plan s’ajoutent à celui du cabinet, pour ce client seulement. Voir Plan comptable.
4. Sur un relevé de carte, un paiement vers la carte est classé au compte de la carte, jamais en revenus. Voir Relevés et transactions.

Après l’import du plan comptable d’un client, ses transactions déjà extraites que personne n’a corrigées sont recatégorisées sur son plan dans les minutes qui suivent (la vérification passe toutes les 5 minutes). Le résultat s’exporte depuis l’onglet des transactions du mandat en Excel ou en CSV (tous les comptes), ou en QBO ou IIF (un fichier par compte), prêt à importer dans votre logiciel comptable.

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Feuillets fiscaux

Les montants clés sont extraits (revenus, retenues, cotisations) pour une validation rapide.

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Relances

Quand des documents manquent après une première demande au client, Coalesc prépare la relance.

• Par défaut, la relance est rédigée pour approbation. Elle est préparée le matin et attend dans « Aujourd’hui » ou dans « Manquants ». Rien ne part avant que vous l’approuviez; une relance approuvée part à l’Heure d’envoi choisie (17 h par défaut).
• Si vous activez Relances automatiques, elles partent d’elles-mêmes à l’heure d’envoi, sans approbation.
• Une seule relance par mandat, au plus une fois par jour.
• L’intervalle de base est la Fréquence choisie (7 jours par défaut). À 30 jours ou moins de l’échéance, l’intervalle est d’au plus 7 jours; à 7 jours ou moins, d’au plus 2 jours. La cadence ne peut que s’accélérer, jamais s’allonger.
• Tout courriel envoyé au client pour ce mandat remet le compteur de jours à zéro.
• Après le nombre de Tentatives max (3 par défaut), le mandat passe à Bloqué et le client apparaît dans « À appeler »: la suite est un appel, pas un autre courriel.

Les relances partent de la boîte courriel connectée du cabinet, au nom de la personne qui a écrit au client. Le client voit votre cabinet, pas Coalesc. Voir Relances et suivi.

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Quand le mandat est prêt

Un mandat passe à Prêt de lui-même quand chaque ligne demandée a été validée par le cabinet. Un document reçu mais pas encore validé (à valider) le retient. Vous n’avez pas à changer le statut à la main.

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Mémoire par client

Coalesc retient la checklist de chaque client d’un mandat à l’autre:

• Une ligne que vous marquez non applicable pour un client le reste au mandat suivant, avec sa raison. Elle reste visible, et vous pouvez revenir sur ce choix.
• Une ligne que vous ajoutez à la checklist d’un client revient au prochain mandat du même type.
• Les textes que vous avez écrits pour une ligne (consigne, nom montré au client) sont repris aussi.