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Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://docs.coalesc.ai/llms.txt

Use this file to discover all available pages before exploring further.

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Le cycle d’un document

Quand un document arrive dans Coalesc (par courriel, portail client ou upload manuel), il passe par plusieurs étapes automatiques.
1

Réception

Le document est reçu et stocké de manière sécurisée. La source est identifiée (courriel, portail client, upload manuel, triage).
2

Extraction

Le contenu du document est lu. Pour les PDF avec du texte, la lecture est directe. Pour les documents scannés ou les photos, un OCR (reconnaissance optique de caractères) est appliqué.
3

Classification

Le système identifie le type de document (T4, relevé bancaire, facture, etc.) en analysant le contenu extrait. La classification fonctionne en français et en anglais, et reconnaît 71 types de documents.
4

Association

Le document est associé au bon client et au bon mandat. Si le client est reconnu (par son adresse courriel), le document est automatiquement ajouté à son dossier actif.
5

Vérification

Le système vérifie si le document correspond à un item de la checklist. Si oui, l’item passe de “Manquant” à “Reçu” et la barre de progression se met à jour.

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Trois couches d’extraction

Coalesc utilise trois niveaux d’extraction pour traiter tous les types de documents:
CoucheTechnologieUtilisée quand
1. Texte directPyMuPDFPDF avec texte intégré (la majorité des feuillets fiscaux et relevés bancaires)
2. OCRMistral OCRDocuments scannés, photos, PDF sans texte
3. VisionGemini VisionDocuments complexes, formulaires manuscrits, documents à angles
Le système choisit automatiquement la meilleure couche selon la qualité du document.

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Gestion des PDF multiples

Un des problèmes les plus courants: le client envoie un seul PDF contenant plusieurs documents (T4 + RL-1 + relevé bancaire dans le même fichier). Coalesc détecte automatiquement les documents bundlés et les sépare:
  1. Le PDF est analysé page par page
  2. Chaque page est classifiée individuellement
  3. Les pages du même type sont regroupées
  4. Chaque groupe devient un document séparé dans le dossier

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Détection des doublons

Si un client envoie le même document deux fois (par courriel et par le portail, par exemple), Coalesc détecte le doublon et ne le compte qu’une seule fois dans la checklist.

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Extraction de données

Pour certains types de documents, Coalesc extrait les données structurées:

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Relevés bancaires

Les transactions sont extraites ligne par ligne avec:
  • Date de la transaction
  • Description
  • Montant (débit/crédit)
  • Catégorisation selon la charte de compte de la firme
Le résultat est exportable en Excel, prêt à importer dans votre logiciel comptable.

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Feuillets fiscaux

Les montants clés sont extraits (revenus, retenues, cotisations) pour validation rapide.

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Relances automatiques

Quand des documents manquent à la checklist, Coalesc peut envoyer des rappels automatiques au client:
  • Premier rappel: selon le délai configuré après la demande initiale
  • Deuxième rappel: si le client n’a toujours pas répondu
  • Rappel final: dernier avis avant l’échéance
Les rappels sont envoyés au nom de votre cabinet, pas au nom de Coalesc. Le client voit votre marque.

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Mémoire par client

Coalesc apprend les préférences de chaque client au fil du temps:
  • Si vous marquez un document comme optionnel pour un client, il restera optionnel l’année prochaine
  • Si vous ajoutez un document spécifique à la checklist d’un client, il sera automatiquement inclus au prochain mandat du même type
  • Les personnalisations sont copiées d’un mandat à l’autre pour le même client
La mémoire fonctionne par client ET par type de mandat. Un client peut avoir des checklists différentes pour son T1 et sa tenue de livres.