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Comment ça fonctionne pour le client

Quand vous envoyez une demande de documents (Envoyer la demande, dans le mandat), votre client reçoit un courriel avec un lien personnalisé vers sa liste. Aucun mot de passe n’est requis.

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Le questionnaire (T1 seulement)

Pour un mandat T1, le client répond d’abord à quelques questions en langage clair (emploi, enfants, déménagement, etc.). Ses réponses construisent sa liste de documents.
Le questionnaire n’existe que pour les mandats T1. Pour les autres types (T2, tenue de livres, TPS/TVQ), le lien ouvre directement la liste de documents.

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Sa liste de documents

Le client voit ce que vous lui demandez, regroupé comme dans le mandat : Emploi, Revenus, Déductions, Divers pour un T1 ; États financiers, Bancaire, Cartes de crédit, Taxes, Paie, Fournisseurs, Gouvernance, Divers pour une société. Les groupes complets passent en bas. Chaque ligne lui dit où elle en est :

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Ce que le client peut faire sur une ligne

  • Envoyer le document : déposer le fichier pour cette ligne.
  • « Ça ne s’applique pas à moi » (ou « Ce compte ne s’applique pas » pour un compte) : la ligne est retirée de ce qu’on lui demande. Il peut annuler.
  • Ajouter une note : un mot pour votre cabinet, enregistré automatiquement.
  • « Je ne les ai pas encore » : les relances pour ces lignes sont suspendues 30 jours. La date est affichée (« Pas de rappel avant le … »), avec Annuler à côté. Dans le mandat, la ligne affiche « Reporté par le client ».
Formats acceptés : PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC (photo d’iPhone), XLSX, XLS et CSV.

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Ce qu’il a envoyé

En haut de sa liste, une bande résume ses derniers envois des 7 derniers jours, par courriel ou par le portail : « Votre courriel de 12 h 37 », le nombre de documents, et où ils en sont (en lecture, placés sur la liste, à renvoyer). Elle est repliée sur une ligne, sauf si un fichier n’a pas pu être lu et doit être renvoyé. Si le client a envoyé ses documents par courriel et ouvre le portail pendant leur lecture, il les voit défiler un par un, comme pour un dépôt dans le portail.

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« J’ai envoyé tout ce que j’ai »

Une fois au moins un document reçu, le client peut cliquer sur « J’ai envoyé tout ce que j’ai ». Le mandat l’indique de votre côté : « Le client a confirmé avoir tout envoyé le … ».

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Les documents à signer

Si vous lui avez préparé un document à signer, il apparaît sous À signer, avec Ouvrir et signer. Une fois signé, il voit Voir le document signé. Voir Signatures.

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Les questions sur ses transactions

Quand vous avez des questions sur des transactions de ses relevés, le client y répond sur une page à part du même lien (l’adresse du lien suivie de /questions). Pour chaque demande, il peut :
  • écrire une réponse en quelques mots ;
  • ou choisir une catégorie (« Ou choisissez une catégorie »), ou « Je ne sais pas » ;
  • joindre un reçu, facultatif : PDF, JPG, JPEG, PNG ou HEIC, 10 Mo au plus.
Cette page demande le code d’accès (voir plus bas). Répondre directement au courriel de questions fonctionne aussi, sans code.

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Le code d’accès

Le lien seul suffit pour déposer. Revoir ce qui a déjà été envoyé demande un code. Avec le lien seul, votre client voit ce que vous lui demandez et où il en est, répond au questionnaire et dépose ses documents. Les comptes demandés restent nommés (par exemple « BMO ···3986 ») pour qu’il sache quoi envoyer. Avec le code, il peut aussi :
  • ouvrir les documents qu’il a déjà déposés ;
  • voir le nom de chaque fichier et l’émetteur lu dessus (son employeur, par exemple) ;
  • voir les questions de votre cabinet sur ses transactions et y répondre.
Le code part quand votre client le demande, en touchant Voir le document ou Recevoir le code. Dans l’aperçu du lien, ouvert depuis le mandat, rien ne lui est envoyé. Ainsi, si votre client transfère le courriel de demande par erreur, la personne qui le reçoit peut déposer des documents, mais pas lire les siens.
Le code n’est pas une double authentification : le lien et le code arrivent tous deux par courriel. Il protège contre un courriel transféré, pas contre une boîte courriel à laquelle quelqu’un d’autre a accès.

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La durée du lien

  • Chaque lien est unique et lié à un seul client et un seul mandat.
  • Un lien est valide 30 jours.
  • Chaque demande et chaque relance renouvellent le lien s’il lui reste moins de 14 jours, au moment où elle part, même si elle a attendu plusieurs jours votre approbation : le lien que le client a déjà continue de fonctionner.
  • Vous pouvez désactiver un lien à tout moment depuis le mandat, avec Révoquer le lien.
  • Un mandat Bloqué (relances épuisées) reste ouvert pour le client : son lien fonctionne, le lien d’un groupe le liste aussi, et ce qu’il envoie est classé sur le mandat, qui repasse En cours. Voir Relances et suivi.
Un lien expiré affiche « Ce lien a expiré » ; un lien révoqué affiche « Ce lien a été désactivé ». Dans les deux cas, le client peut retrouver son dossier par courriel (« M’envoyer un lien de connexion ») : le lien n’est envoyé qu’à une adresse que votre cabinet a à son dossier.

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La connexion au portail de votre cabinet

Votre client peut aussi ouvrir le portail de votre cabinet avec son adresse courriel (Accéder à mon portail). Il reçoit un lien de connexion :
  • valide 15 minutes ;
  • 3 demandes au plus par adresse en 15 minutes.
Une fois connecté, il voit ses Mandats en cours et ses mandats Terminés, avec leurs documents, sans autre code puisque ce lien a été envoyé à son adresse. La session dure 30 jours, et se ferme après 7 jours sans activité.