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Télécharger les documents d’un client

Le téléchargement des documents se fait par client, depuis la page Documents (menu Dossiers).
  1. Ouvrez Documents.
  2. Sur la ligne du client, cliquez sur l’icône Tout télécharger.
  3. Un fichier ZIP contenant tous les documents de ce client est téléchargé.
Tous les rôles qui peuvent voir les documents peuvent les télécharger.

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Comment le ZIP est organisé

L’organisation suit le réglage Structure ZIP de Paramètres › Exportation (réservé aux propriétaires et administrateurs) : Avec Client → Dossier → Fichiers, le ZIP ressemble à ceci :
Les sous-dossiers possibles sont : Bancaire, Cartes de crédit, Déductions, Emploi, États financiers, Fournisseurs, Gouvernance, Paie, Revenus, Taxes et Divers. Seuls ceux qui contiennent un document apparaissent. Le réglage Inclure non-classifiés décide du sort des documents sans type :
  • activé (par défaut) : ils sont exportés dans « Divers » ;
  • désactivé : ils sont laissés hors du ZIP.

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Le nom des fichiers dans le ZIP

Dans le ZIP, chaque document porte le nom qu’il a dans Coalesc. Ce nom suit la convention de Paramètres › Nommage et dossiers : Coalesc l’applique quand un document est classé, et de nouveau quand vous corrigez son type. Un document sans type garde le nom de son fichier. Les caractères qu’un ordinateur refuse dans un nom de fichier (comme « / ») sont remplacés par « _ ». Quand deux fichiers auraient le même nom dans un même dossier, le second reçoit « (2) », le troisième « (3) », et ainsi de suite.
Changer la convention ne renomme pas les documents déjà classés : elle s’applique aux documents classés ensuite. Il n’y a pas de réglage pour le nom du ZIP lui-même, qui porte le nom du client.

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Exporter tous les documents du cabinet

Paramètres › Exportation, section Données, bouton Exporter : un seul ZIP de tous les documents du cabinet, rangés par client, année et dossier. Seuls les propriétaires et les administrateurs le voient. L’export se prépare en arrière-plan et prend quelques minutes sur un gros cabinet. Vous pouvez quitter la page :
  • sous le bouton, « Export en préparation » devient le nombre de documents, la taille et Télécharger l’export quand il est prêt ;
  • le même lien vous est envoyé par courriel, depuis l’adresse de Coalesc, avec le nombre de documents et la taille du ZIP ;
  • le lien est valide 24 heures. Passé ce délai, relancez l’export.
Si l’export échoue, la page l’indique avec Relancer l’export, et vous recevez un courriel qui le dit. Rien n’est supprimé ni modifié.

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Exporter les transactions d’un mandat

Les transactions d’un mandat s’exportent depuis l’onglet Transactions du mandat, dans la section Fichiers (voir Relevés et transactions).
QuickBooks importe un fichier dans un seul registre bancaire ou de carte. C’est pourquoi les fichiers QBO et IIF se font un compte à la fois : un fichier unique pour tous les comptes inscrirait les achats d’une carte dans le compte chèques.

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Ce que contient le classeur Excel

  • Une feuille par compte bancaire ou carte, avec les colonnes Date, Description, Débit, Crédit, Solde, Net, Code de compte, Nom du compte, Catégorie et Source. Quand la feuille porte un seul compte, une colonne Solde cumulatif s’ajoute.
  • Une feuille « Sommaire », une ligne par compte du plan comptable : code, nom, nombre de transactions, total débit, total crédit et Net, avec le total. Elle liste aussi les relevés qui ne balancent pas avec ce que la banque a imprimé, et les notes sur la lecture des relevés.
  • Une feuille « Hors période », s’il y a lieu, pour les lignes en dehors de la période du mandat. Elles ne comptent dans aucun total.
Pour convertir des relevés sans passer par un mandat, utilisez le Convertisseur.