Paramètres

​

Le menu des Paramètres

Ouvrez Paramètres dans la barre latérale (section « Cabinet »). Le menu est organisé ainsi: Accueil, en haut du menu, vous ramène à l’application. Les pages des groupes « Cabinet », « Flux de travail » et « Comptabilité et fichiers » portent la mention « S’applique à toute votre équipe. »: ce que vous y changez vaut pour tout le cabinet. Les pages du groupe « Personnel » ne concernent que vous. Sur un écran étroit, le menu est remplacé par une liste déroulante en haut de la page, avec Retour à l’application.

​

Enregistrer vos modifications

Quand vous modifiez un formulaire (votre profil, les détails du cabinet, les relances, une liste de documents, un modèle de courriel, un fournisseur, le nommage), une barre apparaît au bas de la page: « Modifications non enregistrées », avec Annuler et Enregistrer les modifications. Rien n’est enregistré avant que vous cliquiez. Si vous quittez la page avant d’enregistrer, Coalesc vous demande « Enregistrer vos modifications avant de quitter ? », avec Continuer à modifier, Abandonner les modifications et Enregistrer et quitter. Si l’enregistrement échoue, vos modifications restent à l’écran. Quelques réglages sont enregistrés dès que vous les changez, sans passer par la barre: vos notifications, « Résumé hebdomadaire », « Conversion automatique », les préférences d’exportation, la langue de votre interface et le logo.

​

Mon profil

Vos réglages personnels, visibles par tous les rôles. Section « Vos coordonnées »: votre nom et vos coordonnées figurent dans les courriels que vous envoyez aux clients.

• Photo, Nom et Courriel (le courriel ne se modifie pas ici).
• Votre titre: affiché sous votre nom. Laissé vide, la ligne est omise.
• Votre ligne directe: vos clients voient ce numéro plutôt que celui du cabinet. Laissez vide pour utiliser celui du cabinet. Un numéro de moins de 10 chiffres est signalé, car vos clients le voient au bas de chaque courriel.

Section « Votre interface »: Langue de mon interface, français ou anglais. Le choix est enregistré immédiatement dans ce navigateur, et seule votre interface change: la langue des courriels du cabinet se règle dans « Détails du cabinet ».

​

Notifications et sécurité

​

Notifications

• Mandat prêt: un courriel quand un mandat que vous préparez a tout reçu et validé, la première fois seulement. Il est activé par défaut, pour tous les rôles; le désactiver ne change rien pour vos collègues. Le courriel va à la personne qui prépare le mandat, sinon à la première personne assignée, sinon à celle au nom de qui les demandes sont parties.
• Récapitulatif hebdomadaire (propriétaires et administrateurs): recevoir ou non le résumé du lundi, pour vous seulement. Le résumé part à tous les propriétaires et administrateurs; le refuser ici ne change rien pour les autres. Si le résumé est désactivé pour tout le cabinet, la page l’indique, garde votre préférence, et offre Ouvrir les automatisations.

Coalesc vous écrit aussi, sans réglage pour l’arrêter, quand un client ne répond plus aux relances (le mandat passe à Bloqué) et quand l’export de tous les documents que vous avez lancé est prêt. Ces courriels partent de l’adresse de Coalesc, dans la langue du cabinet, et présentent le dossier comme les courriels de vos clients: son nom, sa barre d’avancement, ce qu’il contient ou ce qui manque, et un bouton pour l’ouvrir.

​

Sécurité du compte

• Changer le mot de passe: Mot de passe actuel et Nouveau mot de passe (8 caractères minimum), puis Enregistrer les modifications. Changer votre mot de passe ferme vos sessions ouvertes sur vos autres appareils.
• Authentification à deux facteurs: Activer le 2FA avec une application d’authentification, puis conservez vos Codes de secours. Une fois activée, vous pouvez la désactiver (Désactiver le 2FA) ou Régénérer les codes de secours; chacune de ces actions demande votre mot de passe.

​

Détails du cabinet

Réservé aux propriétaires et aux administrateurs. Section « Coordonnées du cabinet », ce que vos clients voient dans les courriels du cabinet:

• Nom du cabinet.
• Téléphone du cabinet: le numéro que vos clients voient au bas de chaque courriel. S’il est vide, Coalesc vous avertit que vos courriels partent sans numéro où un client peut vous joindre.
• Les réponses vont à: l’adresse où arrivent les réponses de vos clients. Laissez vide et chaque client répond au comptable qui lui a écrit.

Section « Préférences du cabinet »:

• Fuseau horaire du cabinet: la préparation des relances, les envois programmés et les récapitulatifs suivent ce fuseau horaire.
• Langue par défaut du cabinet: utilisée pour le contenu généré du cabinet et les courriels automatiques lorsqu’aucune langue n’est définie pour le client. Les modèles existants et la langue d’interface de chacun restent inchangés.

Section « Image du cabinet »:

• Logo, enregistré dès que vous l’ajoutez.
• L’aperçu de l’en-tête: votre logo et votre signature tels que le client les reçoit, avec le titre et la ligne directe de votre profil. Un logo doit être accessible en https, sinon il arrive sous forme de trou.

​

Équipe

Réservé aux propriétaires et aux administrateurs: les membres, leur rôle, les demandes d’accès et les invitations en attente. Voir Rôles et permissions.

​

Connexions

Réservé aux propriétaires et aux administrateurs. La boîte courriel du cabinet: Coalesc lit le texte et les pièces jointes des dossiers que vous choisissez, pour reconnaître vos clients et classer leurs documents, et envoie depuis cette boîte les demandes et les relances que vous approuvez. Il ne supprime et ne déplace jamais de courriel. Voir Connecter votre courriel.

​

Automatisations

​

Relances aux clients

Choisissez comment relancer un client après sa première demande de documents: Au moment d’enregistrer « Envoyer automatiquement », la barre du bas le rappelle: « Enregistrer ce mode autorise l’envoi automatique de relances aux clients, sans votre approbation. » Dès qu’un mode autre que « Désactivées » est choisi, ces réglages apparaissent: Les heures suivent le fuseau horaire du cabinet, affiché à côté de chaque libellé. En mode brouillons, préparer un brouillon n’envoie aucun courriel: les relances approuvées partent à l’heure d’envoi, et les brouillons non approuvés ne partent pas. La fréquence est le délai habituel après le dernier courriel; elle diminue à l’approche de l’échéance. Après la dernière tentative sans réponse, les relances cessent et le mandat passe à Bloqué pour un suivi par votre équipe. Les règles détaillées (accélération, ce qui compte comme tentative, approbation dans « Aujourd’hui ») sont dans Relances et suivi.

​

Préparer la première demande des dossiers sans courriel

L’interrupteur Préparer la première demande de documents: chaque matin, Coalesc rédige la demande de documents d’un dossier ouvert pour lequel aucun courriel n’a encore été envoyé, et la dépose dans « Aujourd’hui ». Rien ne part avant que vous l’approuviez, et une demande refusée n’est pas proposée de nouveau.

• Ce réglage est indépendant des relances. Tant que le cabinet ne l’a jamais touché, il suit la préparation des relances: il est donc activé pour un cabinet qui prépare ses relances en brouillons, comme c’est le cas par défaut.
• La demande est préparée à l’Heure de préparation des brouillons. Si vos relances ne sont pas en mode brouillons, ce réglage d’heure apparaît sous l’interrupteur.

Voir Relances et suivi.

​

Autres automatisations

Ces préférences sont enregistrées immédiatement. Le résumé du lundi commence, quand il y en a, par le nombre de décisions qui vous attendent dans « Aujourd’hui », compté comme le compteur de la barre latérale. Suivent ce qu’il y a à faire dans la semaine: les clients à appeler, les dossiers en retard, les documents à classer, les courriels de clients sans réponse. Chacun peut le refuser pour lui seul dans « Notifications et sécurité ».

​

Historique

Voir l’historique des automatisations liste les actions automatiques: « Relance envoyée » et « Mandat bloqué », avec un lien vers chaque mandat.

​

Modèles de courriels

Les courriels que votre cabinet envoie aux clients. La liste est fixe: un courriel par moment du mandat. Vous ne créez pas de nouveaux modèles; vous réécrivez ceux-ci. Chaque ligne dit si le texte est le vôtre (« Votre version ») ou celui de Coalesc (« Texte Coalesc »), et si une seule langue a été réécrite. Pour chaque courriel:

• Vous écrivez le texte en français et en anglais. Chaque client reçoit la version de sa langue. Une langue que vous n’avez pas réécrite garde le texte Coalesc.
• L’en-tête, la liste des documents, le bouton et la signature sont ajoutés automatiquement.
• Insérer un champ (dans le message) et Insérer un champ dans l’objet ajoutent une valeur remplacée à l’envoi: « Nom du client », « Salutation », « Description du dossier », « Date limite », « Nombre de documents manquants » et, dans le message seulement, « Liste de documents ».
• Aperçu pour affiche le courriel tel que le client le recevra, sur un de vos vrais mandats.
• Rétablir le texte Coalesc revient au texte d’origine.

Vous pourrez toujours ajuster un courriel avant de l’envoyer.

​

Listes de documents

La liste de documents par défaut de chaque type de mandat. Choisissez le type dans Liste de documents pour: « Fin d’année corporative », « Tenue de livres » ou « TPS/TVQ ». Le T1 n’y figure pas: sa liste vient du questionnaire et de la déclaration de l’année précédente. Si un type n’a pas encore de liste, Créer la liste de documents en crée une. Pour chaque document de la liste: Sous chaque document, une ligne résume le réglage, par exemple « Exemple : Chaque mois · 1 document(s) · Par compte bancaire ». Ajouter un document ouvre la liste des types de documents, groupés par dossier; un type déjà dans la liste ne peut pas être ajouté deux fois. Les flèches à droite du nom d’un document le montent ou le descendent dans la liste, et la croix le retire. Rien n’est enregistré avant Enregistrer les modifications : Annuler remet la liste comme elle était.

​

Classement

Les corrections que Coalesc a mémorisées. Quand vous corrigez le type d’un document dans la Réception, la correction est retenue. Chaque règle montre le type d’origine, le type corrigé et son compte d’utilisations: elle est marquée « Actif » à partir de 3 utilisations, et affiche son compte avant (par exemple « 1/3 »). Vous pouvez supprimer une règle.

​

Plan comptable

Le plan comptable de base du cabinet (« Tous les clients (base) »), et celui de chaque client en le choisissant dans le sélecteur. Voir Plan comptable.

​

Fournisseurs

Vos fournisseurs récurrents. Quand un courriel arrive d’un fournisseur connu, le document est classé automatiquement. Ajouter un fournisseur demande le Nom du fournisseur, le Courriel ou domaine, et les Types de documents (« Factures », « Paiements »). Chaque fournisseur se modifie ou se supprime; une confirmation rappelle que les nouveaux documents ne seront plus classés avec ces règles, et que les documents existants restent en place.

​

Nommage et dossiers

​

Nommage

Le nom donné aux fichiers classés.

• Cochez les éléments à inclure et glissez-les pour les réordonner: Type de document, Description, Client, Période (inclus par défaut), Dossier, Mandat, Date, Numéro séquentiel.
• Séparateur: tiret long (par défaut), « - (tiret) », « _ (souligné) » ou « . (point) ».
• Majuscules: « Première lettre », « MAJUSCULES » ou « minuscules ».
• Un aperçu montre le résultat, y compris le nom donné à un doublon (« En cas de doublon », suffixe « (2) »).

​

Dossiers

La structure de dossiers par type de mandat: un panneau par type (T1, fin d’année corporative, tenue de livres, TPS/TVQ), avec les dossiers et les types de documents que chacun reçoit. C’est cette structure que reprend l’export ZIP.

​

Exportation

Section « Exportation des documents »: ces deux réglages s’appliquent au ZIP d’un client téléchargé depuis la page Documents, et sont enregistrés immédiatement. Section « Données »: Exporter tous les documents crée un fichier ZIP de tous les documents du cabinet, classés par client, année et dossier. Quand il est prêt, le lien de téléchargement apparaît sous le bouton et vous est envoyé par courriel. Il est valide 24 heures. Voir Exportation.