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Ouvrir le formulaire

  1. Cliquez sur Mandats dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Ajouter, en haut à droite.
  3. Choisissez d’abord le client : son dossier préremplit le mandat (période, échéances, documents à demander).
Pour créer les mandats de plusieurs clients d’un coup (par exemple tous les T1 de la saison), utilisez Créer en lot, à côté du bouton Ajouter.

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Les champs du formulaire

Cliquez sur Créer le mandat pour terminer. Le nouveau mandat apparaît dans le groupe « À lancer » de la page Mandats tant qu’aucune demande n’est partie au client, même une fois passée la date Demande de documents : cette date n’est qu’une date prévue. Voir Mandats en profondeur pour la page Mandats et ses trois vues.
Le questionnaire n’existe que pour les mandats T1. Pour les autres types, le lien du client ouvre directement sa liste de documents.
Pour un T1, la case « Partir de la déclaration de l’année précédente » remplace le questionnaire : seule la déclaration de l’an dernier est demandée, puis sa lecture propose les documents qu’elle nomme.

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Le T2 et ses états financiers

Le type T2 s’affiche « Fin d’année corporative ». Le champ États financiers indique ce que le cabinet produit avec la déclaration : À partir de la compilation, les états financiers ne sont pas demandés au client, puisque c’est le cabinet qui les produit : les rapports du logiciel comptable sont demandés à la place, en option. Voir Le mandat T2.

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Sociétés : la fin d’exercice

Pour un mandat T2, TPS/TVQ ou Tenue de livres, la période est découpée à partir de la fin d’exercice de la société. Si Coalesc ne la connaît pas encore pour ce client, le formulaire la demande avant de dater quoi que ce soit, et l’inscrit au dossier du client. Voir Le mandat T2 pour le détail, incluant les exercices qui ne se terminent pas le dernier jour d’un mois.

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Documents demandés : l’aperçu avant de créer

Avant la création, la section Documents demandés montre la liste exacte qui sera demandée au client, avec son origine (par exemple « repris des mandats précédents de ce client » ou « liste type du cabinet »). Décochez les lignes que vous ne voulez pas demander. Ces choix s’appliquent à ce mandat seulement. La liste se construit dans cet ordre, la première source disponible l’emporte :
  1. Pour un T1 : la déclaration de l’année précédente, si vous avez coché la case.
  2. Le profil de liste enregistré pour ce client et ce type.
  3. Le mandat précédent du même type pour ce client : sa liste est reprise et redatée sur la nouvelle période. Une ligne optionnelle reste optionnelle.
  4. Le modèle de liste choisi.
  5. Le Plan comptable du client (tenue de livres, T2, TPS/TVQ).
  6. Le questionnaire du cabinet pour ce type.
  7. La liste type du cabinet.

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Les relevés : une série par compte

Les relevés bancaires et de carte de crédit sont demandés une fois par compte et par mois de la période. Ce sont les comptes du Plan comptable du client qui décident de la liste : deux comptes bancaires et une carte sur douze mois donnent trois séries de douze relevés, chacune nommée par son compte.
  • Sans plan comptable, Coalesc ne connaît pas les comptes : il demande une seule série générique (« Relevé bancaire » par mois), et l’aperçu l’indique (« selon le modèle choisi, sans compte au plan comptable de ce client »). Le formulaire propose alors d’importer le plan comptable du client sur place.
  • Si rien ne permet de construire la liste d’un type qui dépend du plan comptable, l’aperçu l’annonce : « le mandat sera vide tant qu’il n’y a pas de plan comptable ».
Voir Plan comptable.

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La TPS/TVQ suit la fréquence du client

Le nombre de déclarations TPS/TVQ demandées dépend de la fréquence de déclaration du client. Quand elle n’est pas au dossier, le formulaire la demande :
  • Annuelle · 1 déclaration par an
  • Trimestrielle · 4 déclarations par an
  • Mensuelle · 12 déclarations par an
  • Pas inscrit aux taxes
  • Confirmer plus tard : les documents TPS/TVQ ne sont pas demandés pour ce mandat ; ajoutez-les après avoir confirmé la fréquence.
La fréquence présumée par Coalesc est marquée « présumé ». Votre réponse est inscrite au dossier du client et sert aux mandats suivants.

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Doublons

Si le client a déjà un mandat de ce type pour la même période, le formulaire l’indique (« Ce client a déjà un mandat de ce type pour cette période ») avec un lien vers ce mandat, et le bouton de création reste inactif. Ouvrez le mandat existant, ou changez la période pour en créer un autre.

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Qui peut créer un mandat

Les rôles qui n’ont pas la permission voient « Votre rôle ne permet pas de créer des mandats. ». Voir Rôles et permissions.