Outils

Le menu Outils contient deux outils, utilisables sans ouvrir de mandat : le Convertisseur et Factures et reçus. Un cabinet qui n’a encore aucun mandat et qui a déjà converti des relevés arrive sur le Convertisseur à la connexion, plutôt que sur une page Aujourd’hui vide. Aujourd’hui reste dans le menu.

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Convertisseur de relevés bancaires

Le convertisseur transforme des relevés bancaires et de carte de crédit en un fichier Excel ou CSV, ligne par ligne, prêt à importer dans votre logiciel comptable.

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Comment ça fonctionne

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Options avant la conversion

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Options sur le résultat

Quand Coalesc ne peut pas savoir si une date se lit jour/mois ou mois/jour, il affiche Ordre jour/mois incertain avec un bouton pour basculer la lecture.

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La vérification contre les soldes imprimés

Chaque ligne est vérifiée contre le solde que la banque a imprimé sur le relevé. Le résultat s’affiche au-dessus des lignes :

• toutes les lignes vérifiées : le nombre de lignes vérifiées contre le solde imprimé ;
• certaines lignes ne concordent pas : leur nombre, et le détail dans une feuille de vérification du fichier Excel ;
• un relevé qui n’imprime aucun solde : Coalesc le dit, aucune ligne n’a pu être vérifiée.

Si les totaux extraits diffèrent des totaux imprimés sur le relevé, un avertissement nomme le fichier : une ligne peut manquer ou être en trop, vérifiez avec le PDF.

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À qui est ce relevé

Si vous convertissez avec Aucun client dans Pour, Coalesc lit la première page des relevés (titulaire, institution, compte) et vous propose le client du cabinet à qui ils appartiennent : par le compte, s’il est rattaché à un seul client, sinon par le nom imprimé. Quand deux clients conviennent autant l’un que l’autre, il ne propose personne. La question s’affiche en tête de la colonne « À classer » (voir plus bas), ou au-dessus des lignes si la conversion s’est faite sans Catégoriser :

• « Ce relevé est à [client] ? », avec la raison : « Reconnu par le compte [compte]. » ou « Reconnu par le nom imprimé : [titulaire]. ». Répondez Oui, [client], C’est un autre client ou Aucun client.
• « Ce relevé est au nom de [titulaire], qui n’est pas un client du cabinet. » : Créer ce client ouvre le Nom du client, déjà rempli et modifiable. Créer et rattacher crée le client et lui rattache le compte du relevé (« Le compte [compte] lui sera rattaché : le relevé du mois prochain sera reconnu. »). Créer un client demande le rôle Comptable ou plus.
• « Pour quel client ? Aucun nom n’est lisible sur ce relevé. » : choisissez-le dans Choisir un client….

Coalesc ne fait que proposer : rien n’est attribué avant votre réponse. D’ici là, vous pouvez classer des lignes, mais rien n’est retenu (« Vous pouvez classer tout de suite : rien n’est retenu avant que le client soit dit. »). Votre réponse libère les règles qui attendaient, pour ce client, ou pour tous les clients du cabinet si vous répondez Aucun client (« Aucun client : chaque réponse servira à tous les clients du cabinet. »). Changer permet de revenir sur la réponse ; les règles déjà retenues gardent le client pour lequel elles l’ont été. La réponse est enregistrée avec la conversion : Rouvrir la retrouve. Si vous choisissez le client dans Pour avant de convertir, la question n’est pas posée.

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Les marchands « À classer »

Une colonne à droite des lignes regroupe par marchand les lignes qui attendent encore un compte : sans compte, posées sur le compte d’attente, ou sur un compte fourre-tout comme « Dépense diverse ». Les marchands viennent du plus gros montant au plus petit (débits et crédits additionnés, un remboursement n’est pas soustrait). Son titre les compte, par exemple « 3 marchands à classer · 34 lignes · 1 250,00 $ ». 28 lignes du même marchand sont une seule décision.

• Choisir un compte : le compte, pris dans tout le plan qui s’applique (celui du client, sinon celui du cabinet), est donné à toutes les lignes du marchand et retenu pour les prochains relevés du client (ou de tous les clients avec Aucun client). Le marchand suivant prend aussitôt la main : au clavier, choisissez, Entrée, et passez au suivant.
• Un marchand classé se replie sur deux lignes : son nom, son compte (toujours modifiable), la mention « retenu », « retenu pour [client] » ou « retenu pour tous les clients », et Annuler. Annuler remet les lignes comme elles étaient avant toute réponse ; la règle apprise reste (« La règle apprise reste. Choisissez un autre compte pour la corriger. »).
• Cochez plusieurs marchands, puis Leur appliquer un compte pour leur donner le même.
• Laisser à classer garde un marchand tel quel (« Reste à classer »).
• Voir ses # lignes filtre la grille sur ce marchand (« Les # lignes de « [marchand] » »). Une ligne à part ? Cochez-la et donnez-lui son compte avec la barre : ce choix ne vaut que pour ces lignes et n’écrit aucune règle (« Ces lignes seulement, sans règle »). Revenir à toutes les lignes retire le filtre.

Vous pouvez créer un compte depuis le sélecteur quand un client est choisi et que vous avez la permission de modifier les clients (Propriétaire, Administrateur, Comptable). Si ce client n’a pas importé son plan, la colonne le rappelle (« Ce client suit le plan du cabinet. Un compte créé ici ne s’ajoute que pour lui. ») avec le lien Importer son plan comptable. Voir Plan comptable.

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Corriger un compte

Sélectionnez des lignes dans la grille et choisissez le bon compte dans Choisir un compte…, qui offre tout le plan, pas seulement les comptes déjà présents dans le fichier. Coalesc retient la correction pour les prochains relevés de ce client, ou de tous les clients si vous avez répondu Aucun client ; la barre le dit avant que vous choisissiez. Tant que le client du relevé n’est pas dit, rien n’est retenu (« Sans règle tant que le client n’est pas dit »). Une ligne bancaire qui ne nomme personne, comme un simple retrait, n’est pas retenue.

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Les paiements de carte

Sur un relevé de carte de crédit, un paiement vers la carte est classé au compte de la carte, jamais en revenus. C’est le cas de « PAIEMENT CAISSE », la façon dont Desjardins imprime un paiement de sa Visa. Si le plan qui s’applique n’a aucun compte de carte, le convertisseur classe ces paiements dans « 2100 Carte de crédit à payer ». Une règle que vous avez apprise pour ce libellé reste prioritaire.

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Conversions récentes

Dans la page du convertisseur, Conversions récentes liste vos dernières conversions avec leur nombre de fichiers et de transactions. Rouvrir recharge les transactions d’une conversion sans rien reconvertir.

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Dans un mandat

Vous n’avez pas besoin du convertisseur pour les relevés reçus dans un mandat : ils sont convertis automatiquement dès leur arrivée, et leurs lignes apparaissent dans l’onglet Transactions (voir Relevés et transactions). Si votre cabinet a désactivé Conversion automatique dans Paramètres › Automatisations, le menu de la liste de documents offre Convertir les relevés pour lancer la conversion à la main.

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Factures et reçus

Outils › Factures et reçus lit des factures et des reçus de caisse. Vous corrigez ce qui a été mal lu à côté du document, vous approuvez chacun, et vous téléchargez le tout dans un seul fichier Excel. Chaque fichier, sa lecture, vos corrections et vos approbations sont conservés : un lot se rouvre plus tard tel que vous l’avez laissé.

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Comment ça fonctionne

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Ce qui est lu

• Un PDF de plusieurs pages peut contenir plusieurs documents. Seules ses 20 premières pages sont lues : au-delà, c’est un relevé ou une liasse, et le Convertisseur ou le dépôt dans un mandat est le bon outil.
• Une page vide, comme le verso blanc d’un reçu numérisé, est laissée de côté : elle ne devient pas un deuxième reçu.
• Sur un reçu de caisse, le Numéro est celui de la transaction (le numéro de reçu), jamais le numéro du magasin. Le numéro du magasin va dans le champ Magasin et sort du nom du fournisseur (« Burger King #14327 » devient « Burger King », magasin 14327).
• Une même taxe a une seule colonne, quel que soit le nom imprimé : « T.P.S. » et « GST » vont sous TPS, « HST » et « HST ONT » sous TVH.

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Le tableau

Les documents qui demandent un regard viennent d’abord, sous « À regarder », puis ceux qui balancent, sous « Balancés à la lecture ». L’ordre ne bouge pas pendant que vous corrigez. Cliquez un titre de colonne pour trier par Date, Fournisseur, Numéro, Sous-total, Total ou Statut. Une colonne par taxe trouvée (TPS, TVQ, TVH, TVP) s’ajoute entre le sous-total et le total. La ligne Total additionne le lot. Quand certains documents n’impriment pas de sous-total, elle le dit (« Sous-total de 10 sur 11 ») ; quand le lot mélange plusieurs devises, elle n’additionne rien (« Aucun total : ces factures sont dans plus d’une devise. »).

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La colonne Statut

Elle ne dit rien d’un document qui balance et que personne n’a encore approuvé. Sinon : Un document qui a le même fournisseur, le même magasin, le même numéro, la même date et le même total qu’un autre est marqué Doublon possible, sur chaque copie après la première. Aucun n’est retiré.

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Corriger et approuver un document

Le panneau qui s’ouvre à côté du tableau montre la page d’où le document a été lu, puis une phrase qui explique le statut, par exemple « 52,00 $+ 7,79$ de taxes = 59,79 $, le total imprimé. ». Dessous, les champs : Type (Reçu ou Facture), Fournisseur, Magasin, Date, Numéro, Sous-total, chaque taxe, Total, et les Lignes.

• Un champ est enregistré quand vous le quittez (Tab, Entrée ou un clic ailleurs) ; « Enregistré » le confirme. Échap remet la valeur conservée.
• Écrivez un montant comme « 12,50 » et une date comme « 2024-03-21 ».
• Un champ corrigé affiche ce que l’IA avait lu (« L’IA a lu [valeur] »), avec Annuler pour y revenir.
• Approuver et passer à la suivante enregistre votre approbation à votre nom (« Approuvée par [nom] le [date] ») et ouvre le prochain document pas encore approuvé. Suivante passe au suivant sans approuver.
• Corriger un document déjà approuvé retire l’approbation : il faut l’approuver de nouveau.
• L’Historique garde chaque étape : « Lue par l’IA à partir du document », chaque correction (« [champ] : [avant] → [après] »), « Approuvée telle quelle » et « Approbation retirée : un montant a changé après ».
• Au clavier, ↑ et ↓ passent d’un document à l’autre et Échap ferme le panneau.

Si quelqu’un d’autre a corrigé le même champ avant vous dans un autre onglet, Coalesc affiche sa valeur au lieu d’écraser l’une ou l’autre : « Un autre onglet a modifié ce champ avant vous. Sa valeur est affichée ; corrigez-la de nouveau si la vôtre tient toujours. » De même, un document modifié ailleurs n’est pas approuvé à l’aveugle : le panneau montre la dernière version (« Cette facture a été modifiée dans un autre onglet. Vous voyez la dernière version. ») et vous laisse approuver de nouveau.

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Lots précédents

Quand aucun lot n’est ouvert, Lots précédents liste les 30 derniers lots de votre cabinet, avec leur date, leur nombre de fichiers et de factures, le nombre « à regarder » et « [approuvées] sur [total] approuvées ». Cliquez un lot pour le rouvrir avec ses corrections et ses approbations. L’adresse de la page garde le lot et le document ouverts : un rechargement ou un lien partagé rouvre la même vue.

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Le fichier Excel

Une feuille Factures, une ligne par document, écrite à partir des valeurs conservées, vos corrections comprises. Colonnes : Date, Fournisseur, # Facture, Description (la première ligne du document), Sous-total HT, une colonne par taxe trouvée (TPS, TVQ, TVH…), Total TTC, Type (Reçu ou Facture), Catégorie, # TPS fourn. et Notes. Les notes reprennent les avertissements : « Le total ne correspond pas au sous-total plus les taxes », « Aucun numéro de taxe du fournisseur », « Doublon possible : même fournisseur, numéro, date et total qu’une autre ligne » et « Aucune taxe affichée ».