Où ça se trouve
Ouvrez le mandat, puis l’onglet Signature. L’onglet est affiché pour tous les rôles, mais les boutons dépendent de vos permissions:
Un assistant peut donc préparer une demande, mais c’est un comptable ou un administrateur qui l’envoie. Voir Rôles et permissions.
Étape 1: Le document
Cliquez sur Envoyer à signer, puis choisissez un PDF déjà dans le mandat (Choisir un document…). Si le mandat ne contient aucun PDF, le menu affiche Aucun PDF dans ce mandat.: téléversez d’abord le document dans le mandat. Une demande porte sur un seul document. Pour faire signer un T183 et un TP-1000, créez deux demandes. Le champ Ce que le client verra est le titre affiché dans le courriel et sur la page de signature. Il est prérempli; écrivez-le pour le client, pas pour le cabinet: Déclaration de revenus 2025, pas T1 2025 Tremblay.Détection automatique des cadres
Dès que vous choisissez le document, Coalesc cherche les lignes de signature dans le PDF. S’il en trouve, il place les cadres pour vous et l’affiche, par exemple « 2 champ(s) de signature détecté(s) ». Ce qu’il faut savoir sur cette détection:- Elle est écrite pour les déclarations produites par DT Max. Sur un PDF d’un autre logiciel, elle peut ne rien trouver: vous placez alors les cadres à la main.
- Elle reconnaît dix des onze formulaires que l’ARC accepte en signature électronique (CPT30, T183, T183CORP, T183TRUST, T2183, T1223, RC71, RC72, T183-GMT, UHT-183), plus le TP-1000. Le T2200 est volontairement ignoré: c’est l’employeur qui le signe.
- Les cadres détectés sont des cadres Signature. Dans une déclaration de couple, elle répartit les pages entre les deux particuliers d’après les mentions « Particulier 1 / 2 » de DT Max.
- Vérifiez toujours le résultat avant d’envoyer: cliquez sur un cadre pour le retirer, et tracez-en d’autres au besoin.
Étape 2: Les signataires
Le contact du client est déjà inscrit, avec le nom et le courriel de sa fiche. Ajoutez les autres avec Ajouter un signataire: un conjoint, un administrateur, un actionnaire. Chaque signataire a un Nom et un Courriel. Le courriel sert à envoyer le lien et identifie la personne dans le relevé du document signé. Chacun reçoit son propre lien. Chaque signataire reçoit une couleur, qui sert à l’étape suivante.Étape 3: Placer les cadres
Le PDF s’affiche. Tracez un cadre à l’endroit où signer, à la souris, directement sur la page. Choisissez d’abord le signataire (Placer pour suivi de son nom), puis le type de cadre, puis tracez. Le cadre prend la couleur du signataire. Trois types de cadres:
Vous pouvez placer des cadres sur plusieurs pages. Un clic sur un cadre le retire. Créer la demande reste grisé tant qu’un signataire n’a aucun cadre: une personne sans cadre ne pourrait jamais signer, et la demande ne serait jamais complète.
Retenir la mise en place
Un T183 a ses cadres au même endroit chaque année et pour chaque client. Après avoir placé les vôtres, donnez un nom à la mise en place dans le champ Retenir sous le nom… La fois suivante, choisissez ce nom dans Mise en place et les cadres sont déjà là. Repartir de zéro n’applique aucun modèle enregistré.Envoyer
Créer la demande enregistre un brouillon. Rien n’est encore parti: c’est le moment de relire. Tant que la demande est un brouillon, Modifier permet de changer les cadres et les signataires. Envoyer expédie les courriels. Ils partent de l’adresse courriel de votre cabinet, celle que vous avez connectée, pas d’une adresse Coalesc. Le client voit votre nom. Si un envoi échoue pour une adresse, la demande l’indique (Envoyé, sauf à : suivi des adresses). Le courriel est rédigé dans la langue du client, celle inscrite à sa fiche. Relancer renvoie le lien aux personnes qui n’ont pas encore signé. Attention: relancer crée un nouveau lien et désactive l’ancien. Si le client vous dit que son lien ne fonctionne plus, c’est souvent qu’une relance est partie entretemps; le bon lien est celui du dernier courriel.Ce que le client voit
- Il ouvre le lien. Aucun mot de passe.
- Le document s’affiche, avec des encadrés aux endroits où sa signature sera apposée. Il le relit, puis clique Signer.
- Il choisit Dessiner (avec le doigt ou la souris, dans l’encadré) ou Écrire (il tape son nom, qui est rendu en écriture cursive). Le champ Écrire est prérempli avec le nom que vous avez inscrit.
- Il coche la déclaration de consentement: « J’accepte de signer ce document par voie électronique et je confirme que cette signature est la mienne. »
- Il clique Confirmer ma signature et voit C’est signé.
Pour Revenu Québec, un nom écrit au clavier est une signature dactylographiée, un type auquel RQ rattache ses propres conditions. Voir Signature électronique: ce qu’exigent Revenu Québec et l’ARC.
Depuis le portail client
Si le client a ouvert son portail, la demande y apparaît aussi, sous À signer, avec un bouton Ouvrir et signer. Ce bouton crée un nouveau lien: celui du courriel cesse alors de fonctionner. Une fois signé, le document passe sous Signé dans le portail.Suivre l’état
Chaque demande affiche son état dans la liste:
L’état refusée existe, mais la page de signature n’offre pas au client de bouton pour refuser. Un client qui ne veut pas signer ne fait simplement rien, et la demande reste envoyée ou partiellement signée jusqu’à ce qu’il vous en parle.
La ligne indique aussi qui a signé, ou la mention ouverte si un lien a été ouvert sans être signé: utile pour savoir si le client a vu la demande avant de l’appeler. Avec plusieurs signataires, un compte (par exemple 1/2) montre où en est la demande.
Modifier n’est possible que sur un brouillon. Une fois la demande envoyée, les cadres et les signataires sont figés; pour changer quelque chose, créez une nouvelle demande.
Le document signé
Quand le dernier signataire a terminé:- Les signatures sont apposées dans le PDF, aux cadres que vous avez tracés.
- Un Relevé de signature électronique est ajouté à la fin du document. Il indique le nom et le courriel de chaque signataire, l’heure de sa signature, son adresse IP et son navigateur, et le journal des événements (demande créée, lien envoyé, document ouvert, consentement donné, signature apposée). Les heures sont affichées à l’heure de Toronto, au millième de seconde, avec le décalage par rapport à l’UTC.
- Le relevé porte l’empreinte SHA-256 du document tel qu’il a été présenté à la signature, c’est-à-dire le PDF d’origine, avant que les signatures et le relevé y soient ajoutés. Voir Signature électronique: ce qu’exigent Revenu Québec et l’ARC pour la vérifier.
- Les champs remplissables du formulaire sont verrouillés. Un T183 signé ne peut plus être modifié dans un lecteur PDF.
- La copie signée est classée dans le mandat. Voir le document signé l’ouvre.
- Chaque signataire reçoit sa copie signée en pièce jointe, depuis l’adresse de votre cabinet, et le cabinet est avisé.
Le relevé est rédigé dans la langue du client, comme le reste de ce qu’il reçoit. Il n’indique pas si la signature a été dessinée ou écrite: l’image apposée dans le document le montre.