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L’onglet Transactions d’un mandat rassemble les lignes de tous les relevés bancaires et de carte de crédit reçus pour ce mandat. Il répond à trois questions, dans l’ordre où un cabinet se les pose :
  1. Relevés : toutes les lignes sont-elles là ? Chaque mois est vérifié par les soldes que la banque a imprimés.
  2. Où va l’argent : sur quel compte du plan comptable du client chaque ligne est-elle classée ?
  3. Fichiers : le classeur Excel (ou CSV, QBO, IIF) à emporter dans vos outils.
L’onglet Transactions n’existe pas sur un mandat T1. Il apparaît sur les mandats Fin d’année corporative (T2), Tenue de livres et TPS/TVQ.

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Comment les lignes arrivent

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Le relevé est lu dès son arrivée

Qu’il arrive par courriel, par le portail client ou par un dépôt au cabinet, un relevé est mis en file de lecture. La file est reprise toutes les deux minutes. Pendant la lecture, l’onglet affiche « Extraction en cours sur # relevés » et se rafraîchit seul toutes les 15 secondes.
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Chaque ligne est classée dans le plan comptable du client

Coalesc regarde d’abord sa mémoire : les corrections déjà faites pour ce client, puis les règles du cabinet. Une description inconnue est confiée au modèle, qui propose un compte du plan du client. Une ligne que ni la mémoire ni le modèle ne savent placer va au compte d’attente du plan, et apparaît sous À classer.
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Vous vérifiez et corrigez

Les lignes qui méritent un regard portent une mention dans la colonne À vérifier (voir plus bas). Une correction est retenue pour les prochains relevés de ce client, dès que la ligne nomme quelqu’un.
Si la lecture échoue, l’onglet affiche « L’extraction a échoué sur # relevés », avec la précision : « Les relevés sont bien reçus. C’est la lecture qui a échoué, pas le téléversement. » Le bouton Relancer l’extraction remet les relevés en file ; un message confirme qu’ils repartent dans les deux minutes. Le lien Détail technique montre l’erreur exacte, à nous transmettre si l’échec se répète.
Une ligne qui ne nomme personne (un virement Interac, un retrait, un chèque sans bénéficiaire) n’est jamais classée par la mémoire, et la corriger n’écrit pas de règle : le prochain pourrait venir de quelqu’un d’autre.

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Relevés : chaque mois prouvé par les soldes imprimés

Le tableau Relevés a une ligne par compte (compte bancaire ou carte) : Un mois est vérifié quand nos lignes mènent du solde d’ouverture imprimé au solde de clôture imprimé, au cent près, ou quand le solde courant imprimé sur chaque ligne s’enchaîne sans rupture. Seuls les chiffres imprimés par la banque comptent : un solde calculé à partir de nos lignes serait d’accord avec elles quoi qu’elles contiennent, il ne prouve donc rien. Ouvrez un compte pour voir ses mois. Chaque mois dit où il en est : Sur un mois qui ne se vérifie pas, Coalesc ajoute les totaux que le relevé imprimait, comparés aux nôtres : « Totaux imprimés : débits [imprimé], nos lignes [nos lignes] ». Sous le tableau, une phrase résume l’ensemble : « Chaque relevé se vérifie : nos lignes mènent de son solde d’ouverture à son solde de clôture. », ou sinon « # mois sur # se vérifient. # écarts à voir. »

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Les lignes d’un relevé

Cliquez un mois pour ouvrir ses lignes, dans l’ordre où la banque les a imprimées. Pour un relevé PDF, Voir le relevé affiche la page à côté des lignes (et Masquer le relevé la referme) ; elle reste ouverte d’un mois à l’autre. Un relevé reçu en CSV ou en Excel n’a pas de page à montrer : le lien Télécharger le relevé le remplace.

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Où va l’argent

Le tableau Où va l’argent regroupe les lignes de la période par compte du plan comptable, comme une balance de vérification. Son titre est suivi du compte : « [classées] sur [total] lignes classées ».
  • À classer vient toujours en premier, en ambre : ce sont les lignes sans compte, ou posées sur le compte d’attente du plan. C’est le travail qui reste. Sa colonne À vérifier reste vide, puisque chacune de ces lignes serait « Aucun compte proposé ».
  • La dernière ligne, Total, additionne les comptes au-dessus, lignes à classer comprises.
  • Quand des lignes sont datées hors de la période du mandat, le total s’appelle Total de la période, et une ligne Hors période apparaît dessous avec son propre nombre de lignes et son montant, suivie de « Pas dans le total. Période : du [début] au [fin]. » Ces lignes restent listées pour que vous puissiez décider d’une régularisation (voir « La période du mandat » plus bas).
Les factures lues sur le mandat ne sont dans aucun compte de ce tableau : une facture n’est pas un mouvement de compte, et la compter ferait payer deux fois la même dépense.

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Les mentions « À vérifier »

Une ligne que personne n’a encore revue peut porter une ou plusieurs mentions, de la plus grave à la moins grave :
Une ligne approuvée ou corrigée ne porte plus aucune mention : quelqu’un l’a déjà regardée. Le montant habituel, lui, reste mesuré sur toutes les lignes du compte, pour que les mentions ne changent pas à mesure que vous avancez dans la revue.

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La grille des lignes

Ouvrir un mois, un compte du plan ou la ligne Hors période affiche la grille de ses lignes. Ses colonnes : Au clavier, les flèches déplacent d’une cellule à l’autre, Espace coche la ligne, Entrée ou F2 ouvre le sélecteur de compte, et Tab sort de la grille.

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Classer plusieurs lignes à la fois

Tant que rien n’est coché, une barre au-dessus des lignes rappelle : « Cochez des lignes pour les classer ou les traiter ensemble. » Dès qu’une ligne est cochée, la même barre propose :
  • « # lignes sélectionnées » ;
  • Classer sous : choisissez un compte, toutes les lignes cochées y vont ;
  • Compter dans la période (pour les lignes cochées datées hors période) et Retirer de la période (pour celles datées dans la période) ;
  • Marquer pour le client : voir « Demander au client » plus bas ;
  • Désélectionner.

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Créer un compte depuis le sélecteur

Si le compte n’existe pas encore dans le plan du client, tapez son nom dans le sélecteur puis Ajouter « [nom] » (ou Ajouter un compte). Remplissez Code, Nom et Catégorie, puis Ajouter : le compte est créé dans le plan comptable du client et la ligne y est classée. Les catégories offertes sont Revenus, Dépenses, Actifs, Placements, Passifs et Capitaux. Un compte bancaire, une carte ou un emprunt ne se crée pas d’ici : chacun appelle un relevé mensuel, il s’ajoute dans le plan comptable du client. Un code déjà pris est refusé : « Ce code existe déjà dans le plan comptable du client. Choisissez-en un autre. »

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Ce qui est retenu pour ce client

Chaque correction écrit une règle pour les prochains relevés du même client. Le message qui confirme le classement le dit :
  • « Retenu pour [marchand] sur les prochains relevés de ce client », ou « Retenu pour les prochains relevés de ce client » ;
  • « Retenu pour [nombre] lignes sur [total] ; les autres ne nomment personne » ;
  • « Non retenu : la ligne bancaire ne nomme personne » (ou « ces lignes bancaires ne nomment personne »).
Avant même de choisir le compte, la barre affiche la même mention quand certaines lignes cochées ne seront pas retenues.

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L’offre après une correction

Quand vous corrigez le compte d’une ligne, Coalesc cherche les autres lignes du même marchand que personne n’a encore revues, dans tous les relevés du mandat, et vous les propose :
  • dans la grille ouverte, elles sont surlignées et cochées dans la colonne Aussi, pour que vous voyiez leur date, leur montant et leur compte avant de dire oui. Décochez celles qui ne vont pas ;
  • une ligne déjà marquée pour le client, mais pas encore envoyée, est surlignée sans être cochée : la classer retire la question ;
  • les lignes des autres relevés du mandat sont comptées dans la barre, avec leur propre case « et les # lignes d’autres relevés ».
La barre dit par exemple « 3 autres lignes Apple.com surlignées, pas encore revues : les classer aussi sous 8325 Repas et frais de représentation ? ». Classer les # lignes sous [code] applique ; Ignorer referme l’offre sans rien changer. Après l’application, un message « # lignes classées sous le même compte » offre Annuler pendant 10 secondes. Annuler remet chaque ligne comme elle était, sauf celles qu’une personne a modifiées entre-temps, qui gardent ce changement.

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La période du mandat

Un relevé ne s’arrête pas toujours là où s’arrête le mandat : une carte qui ferme le 24 imprime du 25 juin au 24 juillet, et un exercice qui finit le 30 juin n’en garde que les lignes de juin. Coalesc compare la date de chaque ligne à la période du mandat, bornes comprises :
  • une ligne datée avant le début est marquée « Avant le [date] », une ligne datée après la fin « Après le [date] » ;
  • ces lignes restent listées, mais ne comptent dans aucun total de la période ; une note au-dessus des lignes le rappelle ;
  • un mandat sans date de fin n’a pas de période : aucune ligne n’est hors période. Un mandat sans date de début commence le 1er janvier de l’année où il finit.
Vous pouvez décider autrement, ligne par ligne dans la colonne Période, ou pour toutes les lignes cochées depuis la barre : Le survol de la mention dit qui l’a décidé et quand. Le classeur Excel suit la même règle : les lignes hors période y sont sur une feuille à part et hors des totaux, et le CSV l’indique sur chaque ligne.

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Qui a modifié une ligne

La colonne Modifié par apparaît dès qu’une personne a changé le compte d’une ligne. Elle montre qui, quand, et le compte d’avant, par exemple « Marcia Contreras · 13 oct. 2026 · était 2101 Fournisseurs ». Le survol donne la phrase complète et, si la ligne a changé plusieurs fois, « Modifiée # fois ». Tout l’historique des changements est conservé ; un changement fait par Coalesc lui-même n’apparaît pas dans cette colonne.

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Demander au client

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Marquez les lignes

Cochez les lignes, puis Marquer pour le client. Un champ « Question pour le client (facultatif) » s’ouvre ; validez avec Marquer pour le client. Le message confirme : « Marqué pour le client. Rien ne part avant « Envoyer au client ». » La question reste modifiable dans la colonne Question.
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Envoyez

Le bouton Envoyer au client, à côté du titre Où va l’argent, porte le nombre de lignes à envoyer. Il ouvre le courriel au client avec ces lignes. Il n’apparaît que si le client a une adresse courriel au dossier.
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Suivez les réponses

La ligne Questions au client compte les réponses, les lignes en attente et celles qui restent à envoyer, par exemple « 2 réponses, 3 en attente, 1 à envoyer ». Cliquez-la pour ouvrir toutes les lignes questionnées, où qu’elles soient classées.
Le client répond depuis son portail : il écrit une réponse, peut choisir lui-même un compte et joindre un reçu. Sa réponse apparaît dans la colonne Réponse du client. Le compte qu’il a choisi n’est jamais appliqué seul : un clic sur ce compte (« Utiliser le compte choisi par le client ») l’applique. Chaque réponse devient aussi une décision dans Aujourd’hui. Si le client répond plutôt par courriel, un bandeau s’affiche en haut de l’onglet : « Le client a répondu par courriel le [date]. », puis « Il couvre # lignes : lisez-le et appliquez ce qu’il dit. Les relances sont arrêtées. » Rien n’est écrit sur les lignes à votre place ; Ouvrir les communications mène au courriel complet.

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Un nouveau client qui n’a pas encore son plan comptable

Les relevés d’un nouveau client arrivent souvent avant que le cabinet ait importé son plan comptable. Coalesc les classe alors avec le plan du cabinet, en attendant. Pour un client créé il y a 30 jours ou moins et sans plan à lui, un bandeau l’annonce :
« Ces # lignes sont classées avec le plan du cabinet, en attendant celui du client. Elles seront reclassées dès qu’il sera importé. Les corrections déjà faites ne bougeront pas. »
Le bouton Importer le plan mène à l’onglet Plan comptable de la fiche client, et chaque compte de Où va l’argent porte la mention « provisoire ». Une fois le plan du client importé, Coalesc reprend toutes les cinq minutes les lignes que personne n’a touchées et qui sont classées hors de ce plan ou sur un compte d’attente. Pendant ce temps, l’onglet affiche « Reclassement avec le plan du client · # lignes à reprendre » et « Vous pouvez continuer ailleurs, on vous prévient quand c’est fini. » (voir En direct). Ce message reste au plus 15 minutes après l’import. Une ligne corrigée, approuvée, questionnée ou répondue par le client ne bouge pas.
Passé 30 jours, un client sans plan à lui est considéré comme tenu sur le plan du cabinet, volontairement : ses lignes sont définitives et le bandeau n’apparaît pas. L’onglet Plan comptable n’existe que sur la fiche d’une société. Voir Plan comptable.

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Fichiers

La section Fichiers produit les fichiers à emporter, dans l’ordre où la banque a imprimé les lignes et nommés d’après le client et le compte :
  • un bouton Excel · [compte] par compte ;
  • le menu Autres formats :
    • Tous les comptes (Excel) et Tous les comptes (CSV) ;
    • QBO · [compte] et IIF · [compte], un compte à la fois, puisque QuickBooks importe un fichier dans un seul registre bancaire ou de carte ;
    • Factures, quand le mandat contient des factures lues.
Dans le classeur Excel, chaque compte a sa propre feuille, et les lignes hors période sont sur une feuille à part. Voir aussi Exportation.

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Qui peut faire quoi

Toute l’équipe peut consulter l’onglet et télécharger les fichiers. Classer des lignes, les inclure ou les exclure de la période, les marquer pour le client et relancer une extraction demandent la permission de modifier les mandats : Propriétaire, Administrateur et Comptable l’ont, Assistant ne l’a pas. Créer un compte dans le plan du client depuis le sélecteur demande la permission de modifier les clients, que les mêmes trois rôles ont. Voir Rôles et permissions.