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Aujourd’hui est la page d’accueil de Coalesc. Elle ne montre que ce qui demande une décision de votre part, une décision à la fois, déjà préparée. Le reste (les mandats, les documents classés sans problème) vit dans Mandats et dans la fiche de chaque client.
La page est en Bêta : l’étiquette apparaît à côté d’Aujourd’hui dans le menu de gauche.

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Ce que vous voyez

En haut de la page, à côté du titre :
  • « 3 décisions vous attendent. » quand il y a du travail ;
  • « Vous êtes à jour. » quand il n’y a rien.
Juste en dessous, choisissez ce que la page couvre : Quand un mandat a plusieurs personnes assignées, il compte pour la première assignée, celle que la décision affiche à « Assigné à ». Le choix est gardé dans l’adresse de la page : il reste après un rafraîchissement et vous pouvez envoyer le lien à un collègue.

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La ligne « Depuis… »

Sous l’en-tête, une ligne résume ce que Coalesc a fait depuis votre dernière visite : documents classés, courriels triés, envois de clients connus, noms qui ressemblent à des clients que Coalesc ne connaît pas encore. Elle remonte au plus 7 jours en arrière. Détails ouvre le résumé complet, et Voir le direct ouvre le panneau « En direct » (voir En direct).

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Les types de décisions

Chaque décision arrive avec son bouton principal. Le bouton fait l’action la plus probable ; le menu à côté propose les autres.

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Les documents

Le bouton change selon ce que Coalesc a relevé sur le document :
  • rien à signaler : « Marquer comme vérifié » (ou « Marquer les deux comme vérifiés », « Marquer les 4 comme vérifiés » pour un envoi groupé) ;
  • un document hors de l’exercice du dossier : « Le garder en appui » (il reste au dossier, il n’est pas renvoyé au client) ;
  • un feuillet au nom de quelqu’un d’autre : « Le retourner… » ;
  • deux relevés qui ne se suivent pas (la fermeture de l’un ne correspond pas à l’ouverture du suivant) : « Demander au client… ».
Si le document n’est pas le bon, choisissez « Ce n’est pas le bon document… » et indiquez pourquoi il est retourné.

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Les relances

Une relance, comme une première demande préparée en lot, montre à qui elle part, son objet et son contenu. Le bouton « Envoyer à 17 h » ne l’envoie pas tout de suite : il l’approuve pour l’heure d’envoi du cabinet.
  • Après approbation, la ligne indique « Part aujourd’hui à 17 h » (ou « Part demain à 17 h » si l’heure est passée).
  • Annuler reste offert jusqu’à l’heure d’envoi.
  • Envoyer maintenant déclenche un compte à rebours de 10 secondes (« Envoi dans 10 s »), pendant lequel Annuler fonctionne encore.
  • Reporter remet la relance à plus tard : Demain, à la cadence habituelle, ou Choisir une date….
  • « Réglé par téléphone… » enregistre un appel. Une note est obligatoire (« Ce qui a été dit ») ; la relance revient si rien n’arrive.
  • « Ce n’est pas nécessaire… » écarte la relance. Une raison est obligatoire, pour que votre équipe sache pourquoi.
L’heure d’envoi se règle dans Paramètres › Automatisations, champ Heure d’envoi. Elle est de 17 h par défaut.
Par défaut, Coalesc prépare les relances et attend votre approbation (« Préparer les relances pour approbation », activé). L’envoi sans approbation est l’option « Relances automatiques », désactivée par défaut. Vous pouvez aussi approuver les relances depuis Manquants. Voir Relances et suivi.
Relance retenue. Si le client vous a écrit, si votre cabinet lui a écrit ou si le dossier a été fermé après votre approbation, la relance ne part pas seule : elle revient avec la question « Envoyer quand même ? ». Envoi échoué. Une relance qui n’a pas pu partir revient dans Aujourd’hui pendant 14 jours, avec la raison : la boîte courriel doit être reconnectée (Paramètres, Connexions), ou le service de courriel l’a refusée. Approuvez-la de nouveau une fois le problème réglé.

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L’ordre des décisions

  1. Les dossiers en retard d’abord, du plus en retard au moins en retard.
  2. Puis l’échéance la plus proche.
  3. Puis les dossiers sans échéance.
L’échéance d’un dossier est sa date limite de production, ou à défaut sa date limite documents. À échéance égale, l’ordre est : relance, document, question sur le dossier, transaction, arrivée, plan comptable. Ensuite, la plus ancienne passe en premier.

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Raccourcis clavier

Les raccourcis ne s’activent pas pendant que vous écrivez dans un champ (sauf Cmd/Ctrl+Entrée en modification), ni dans un menu ou une fenêtre ouverte. Garder Entrée enfoncée n’approuve qu’une seule décision. Quand le focus est sur un bouton, Entrée clique ce bouton et rien d’autre.

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Qui peut décider quoi

Chaque décision demande la même permission que l’action qu’elle déclenche. Un rôle qui n’a pas cette permission voit la décision avec un message à la place du bouton :
  • relance : « Un comptable ou un administrateur doit approuver » ;
  • plan comptable : « Un comptable ou un administrateur importe le plan. » ;
  • les autres : « Un comptable doit décider ».
Voir Rôles et permissions.

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Quand il n’y a rien

La page affiche « Rien ne demande votre attention. », avec, s’il y en a, les rappels programmés (« 2 rappels partent à 17 h. ») et la prochaine étape à venir pour un client.