La ligne en haut du menu
Sous le titre En direct, la ligne résume l’état du moment :
Le point devant la ligne pulse en vert tant qu’un envoi est en cours. La ligne ne change de mots que lorsqu’il se passe quelque chose : une arrivée, une fin.
Ouvrir et fermer le panneau
- Survol : posez la souris sur la ligne ; le panneau s’ouvre à côté du menu après une courte pause, et se referme quand la souris s’en va. La pause évite de l’ouvrir quand la souris ne fait que traverser le menu.
- Clic : un clic sur la ligne garde le panneau ouvert. Il affiche alors « Gardé ouvert · Échap pour fermer ». C’est aussi la façon de l’ouvrir au clavier ou sur un écran tactile.
- Fermer : Échap, un clic ailleurs dans la page, ou un nouveau clic sur la ligne.
Ce qu’est un envoi
Le panneau ne compte pas les fichiers un par un : il compte les envois, comme vous y pensez (« le courriel de Rhéa avec les 26 relevés de Dre Elbaz »).- Un courriel est un envoi, avec toutes ses pièces jointes.
- Un courriel qui porte les documents de deux clients fait deux envois, un par client : chacun est lu avec le plan comptable de son propre client.
- Les téléversements (portail du client ou dépôt au cabinet) d’un même client sont regroupés par séance : des dépôts à plus de 10 minutes d’intervalle forment deux envois.
Aucun téléversement n’enregistre de lot. Deux dépôts du même client à cinq minutes d’intervalle se lisent donc comme un seul envoi.
Chaque envoi, ligne par ligne
Chaque envoi affiche le nom du client, ce qu’il contient (« 26 relevés » ou « 4 documents »), d’où il vient et l’heure de réception (« 14 h 03 » aujourd’hui, le jour de la semaine devant l’heure sinon). La source est l’une de :- « courriel de [expéditeur] » ;
- « portail » ;
- « déposé au cabinet ».
Quand tout est fini, l’envoi se résume en une phrase : « 197 lignes classées · 12 à vérifier », « Placés sur leurs lignes », ou « # documents à placer » quand des documents lus n’ont trouvé aucune ligne. Ici, « à vérifier » compte les lignes sans compte proposé ou au compte incertain ; la mention « Montant inhabituel » ne se calcule que dans l’onglet Transactions du mandat.
Quand un envoi s’arrête
Ce que le panneau montre
Le panneau montre ce qui a bougé depuis votre dernier regard, en remontant au moins au début de la journée (dans le fuseau horaire du cabinet) et au plus 7 jours en arrière : le lundi matin, vous retrouvez donc le vendredi après-midi. Un envoi encore en cours y figure toujours, même si vous l’aviez déjà vu, pourvu qu’il soit arrivé dans les 7 derniers jours. Le bas du panneau le rappelle : « Ce qui a bougé depuis votre dernier regard, sur 7 jours au plus. » Les envois nouveaux viennent en premier. Une ligne « vu à [heure] » les sépare de ceux que vous aviez déjà vus. « vu à » avance quand vous refermez le panneau après l’avoir gardé ouvert au moins 1,5 seconde ; un simple passage de la souris ne marque rien. Il avance jusqu’à ce que le panneau montrait, à l’heure du serveur : un envoi arrivé juste après reste nouveau. Ce repère est enregistré pour vous, personnellement, et vous suit d’un ordinateur à l’autre. Le panneau se met à jour seul : toutes les 4 secondes tant qu’un envoi est en cours, toutes les 20 secondes sinon, et pas du tout dans un onglet du navigateur caché.Mes clients ou tout le cabinet
En haut du panneau, choisissez :- Mes clients : les envois des mandats dont vous êtes la première personne assignée, ceux des mandats que personne ne tient, et ceux qui ne sont encore sur aucun mandat (un client inconnu, par exemple). C’est la même règle que la page Aujourd’hui.
- Tout le cabinet : tous les envois.
Où mène un clic sur un envoi
- Un envoi d’un client inconnu ouvre la Réception.
- Un envoi rattaché à un mandat ouvre le mandat, directement sur l’onglet Transactions quand l’envoi a des lignes.
- Un envoi d’un client connu, sans mandat, ouvre la fiche du client.
Le message « c’est prêt »
Si vous avez ouvert l’onglet Transactions d’un mandat pendant que Coalesc y travaillait encore (un relevé en lecture, des lignes en attente du plan du client ou en reclassement), Coalesc vous prévient quand c’est fini, si vous êtes ailleurs à ce moment-là. Un message apparaît pendant 8 secondes : le nom du client, puis « # lignes classées · # à vérifier », « Placés sur leurs lignes » pour un envoi sans relevé, ou « # fichiers n’ont pas pu être lus », avec Ouvrir pour y retourner.Ce message ne vient qu’une fois par mandat, et seulement dans l’onglet du navigateur où vous l’avez regardé. Rien n’est annoncé pour un mandat que vous n’avez pas ouvert, ni si vous êtes déjà sur sa page.