Mandats
| Terme | Définition |
|---|---|
| Mandat | Le dossier de travail d’un client pour une période : une déclaration, une fin d’année, une période de tenue de livres ou de TPS/TVQ. Il porte la liste de documents, les échéances, les personnes assignées et le statut. Voir Créer un mandat. |
| Types de mandats | Le formulaire en offre quatre : T1 (« Déclaration personnelle »), la déclaration de revenus d’un particulier ; T2, affiché « Fin d’année corporative », la déclaration de société avec ou sans états financiers ; « Tenue de livres », le travail périodique sur les comptes ; « TPS/TVQ ». Voir Types de mandats. |
| Période | Les dates que le mandat couvre, de Début de période à Fin de période, bornes comprises. Elle décide quels documents et quelles transactions appartiennent au mandat. |
| Fréquence | Le rythme du mandat : annuel, trimestriel ou mensuel. Un T1 et un T2 sont toujours annuels ; pour la TPS/TVQ, le formulaire demande « Annuelle · 1 déclaration par an », « Trimestrielle · 4 déclarations par an » ou « Mensuelle · 12 déclarations par an ». |
| Échéances | Les trois dates d’un mandat : Demande de documents (le moment proposé pour envoyer la demande au client, une suggestion et non une échéance), Date limite documents (la date à laquelle vous attendez les documents) et Date limite de production (la date de dépôt). Voir Le mandat T2 et Échéances. |
| Renouvellement automatique | La case Renouveler automatiquement du formulaire : le matin qui suit la fin de la période, Coalesc ouvre le mandat de la période suivante, avec sa propre liste de documents. Offerte pour les mandats annuels, trimestriels et mensuels. |
| Calendrier de déclaration | Sur la fiche client, les productions récurrentes du client (T2, TPS/TVQ, etc.) avec leur fréquence, le Dernier exercice produit et la prochaine période due. Une production marquée « déduit » est établie d’après les mandats passés, jusqu’à ce que vous la confirmiez ; une production « déclaré » a été saisie par votre cabinet. Voir Gestion des clients. |
États financiers d’un T2
Le champ États financiers n’existe que sur un mandat T2. Il dit ce que le cabinet produit avec la déclaration :| Niveau | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Aucun, T2 seulement | Aucun état financier n’est produit. |
| Papier blanc | Des états produits sans logo ni signature du cabinet. |
| Mission de compilation | Le cabinet signe les états. Aucune assurance. |
| Mission d’examen | Assurance limitée. |
| Audit | Le plus haut niveau d’assurance. |
La compilation n’est pas un type de mandat : c’est un niveau d’états financiers d’un mandat T2.
Liste de documents
| Terme | Définition |
|---|---|
| Liste de documents | Ce que le mandat demande au client, une ligne par document attendu (par exemple un relevé par mois et par compte). Voir Liste de documents. |
| Ligne | Un document attendu sur la liste. Elle a toujours un des états ci-dessous. |
| À valider et Validé | Une ligne « à valider » a reçu ce qu’elle demandait et le document correspond au mandat ; elle attend qu’une personne du cabinet le valide. Une fois validée, elle est « validé ». Seule la validation la fait passer : un mandat n’est Prêt que lorsque chaque ligne demandée est validée. |
Les états d’une ligne
| État | Ce qu’il veut dire | Relancé auprès du client ? | Empêche « Prêt » ? |
|---|---|---|---|
| manquant | Rien n’est arrivé. | Oui | Oui |
| incomplet | Il en est arrivé moins que demandé, ou des jours du mois ne sont couverts par aucun relevé. | Oui | Oui |
| à vérifier | Le document reçu contredit le mandat (mauvaise année, ou pas le compte demandé). C’est au cabinet de juger : le client a bien envoyé quelque chose. | Non | Oui |
| à valider | Reçu, et le document correspond au mandat ; en attente de votre validation. | Non | Oui |
| validé | Une personne du cabinet l’a validé. | Non | Non |
| retourné au client | Le document a été renvoyé au client, qui doit en fournir un autre. | Oui | Oui |
| question | Le cabinet a posé une question au client sur le document reçu ; la relance porte la question. | Oui | Oui |
| obtenu par nos soins | Le cabinet a le document en main, hors de Coalesc. Il reste à le valider. | Non | Oui |
| non applicable | La ligne a été retirée du mandat. | Non | Non |
| couvert par un autre relevé | Un mois de relevé sur lequel rien n’est déposé, mais dont les jours sont déjà imprimés par d’autres relevés du compte. | Non | Non |
Statuts du mandat
| Statut | Quand il s’applique |
|---|---|
| Non commencé | Le mandat est créé, rien n’a encore bougé sur le dossier. |
| En cours | Quelque chose a bougé sur le dossier et toutes les lignes ne sont pas encore validées. Un mandat Prêt qui ne l’est plus (un document retourné, par exemple) revient à En cours. |
| Bloqué | Le nombre maximal de relances (« Tentatives max », 3 par défaut) est atteint sans réponse. Seules les relances mettent un mandat dans ce statut ; il en sort dès que le dossier bouge de nouveau. |
| Prêt | Chaque ligne demandée est validée (ou non applicable, ou couverte par un autre relevé) ; une ligne facultative restée vide ne retient pas le mandat. Coalesc le passe à Prêt de lui-même. |
| Terminé | Vous le marquez à la main, depuis le menu du mandat. Coalesc ne change plus son statut ensuite. |
Équipe
| Terme | Définition |
|---|---|
| Préparateur et Réviseur | Les deux personnes qu’on peut assigner à la création d’un mandat : le préparateur travaille le dossier, le réviseur le revoit. Dans Aujourd’hui, « Assigné à » désigne la première personne assignée au mandat. |
| Rôles du cabinet | Propriétaire (accès complet, facturation comprise), Administrateur (tout sauf la gestion de la facturation), Comptable (clients, mandats et réception, sans l’équipe, les connexions ni la facturation) et Assistant (trie la réception et dépose des documents, sans classer, envoyer ni supprimer). Voir Rôles et permissions. |
Arrivées et suivi
| Terme | Définition |
|---|---|
| Envoi | Ce qu’un client a envoyé en une fois : un courriel avec ses pièces jointes, ou une séance de téléversements d’un même client (des dépôts à plus de 10 minutes d’intervalle font deux envois). Un courriel portant les documents de deux clients compte pour deux envois. Voir En direct. |
| En direct | La ligne en haut du menu et son panneau, qui montrent chaque envoi et où il en est, de « Reçu » à « Classé ». Voir En direct. |
| Réception | Là où arrivent les courriels de la boîte connectée. Ceux que Coalesc n’a pas pu rattacher à un client connu y attendent que vous les acceptiez, les attribuiez ou les ignoriez. Voir Boîte de réception. |
| Aujourd’hui | La page d’accueil (Bêta) : les décisions qui vous attendent, une à la fois, comme une relance à approuver ou la réponse d’un client à appliquer. Voir Aujourd’hui. |
| Relance proposée | Par défaut, quand un client ne répond plus, Coalesc rédige la relance et la dépose dans la file (« Préparer les relances pour approbation », activé par défaut). Rien ne part avant que vous l’approuviez, dans Aujourd’hui ou dans Manquants. |
| Relance automatique | L’option « Relances automatiques », désactivée par défaut : les relances partent d’elles-mêmes, depuis votre boîte connectée, sans vous demander d’abord. Voir Relances et suivi. |
| Bloqué et À appeler | Quand les relances ont atteint leur maximum sans réponse, le mandat passe à Bloqué et le client apparaît dans la section « À appeler » de Manquants : un appel fera plus qu’un autre courriel. Un client y apparaît aussi quand une question qui lui a été posée reste sans réponse plus de 7 jours, sans que le mandat soit bloqué. |
| Portail client | La page que votre client ouvre depuis le lien de la demande, sans mot de passe, pour voir ce que vous lui demandez et déposer ses documents. Un mandat T1 s’ouvre sur le questionnaire ; les autres types s’ouvrent directement sur la liste. Voir Portail client. |
| Code d’accès | Un code à 6 chiffres, envoyé à l’adresse courriel du client inscrite au dossier, valide 10 minutes. Il est demandé pour revoir ce qui a déjà été déposé et répondre aux questions sur les transactions ; déposer n’en demande pas. Voir Portail client. |
Relevés et transactions
| Terme | Définition |
|---|---|
| Plan comptable | La liste des comptes sur lesquels les transactions sont classées. Quand le client a son propre plan, c’est celui-là qui sert, et lui seul ; sinon c’est le plan du cabinet. Les deux ne se mélangent jamais, sauf le compte d’attente du cabinet, ajouté quand le plan du client n’en a pas. Voir Plan comptable. |
| Provisoire | La mention portée par les comptes d’un nouveau client (créé il y a 30 jours ou moins) dont les lignes sont classées avec le plan du cabinet en attendant le sien. Voir Relevés et transactions. |
| Reclassement | Une fois le plan du client importé, Coalesc reprend, toutes les cinq minutes, les lignes que personne n’a touchées et qui sont classées hors de ce plan. Les corrections déjà faites ne bougent pas. |
| Relevé « vérifié » | Un mois dont nos lignes mènent du solde d’ouverture imprimé par la banque au solde de clôture imprimé, au cent près, ou dont le solde imprimé sur chaque ligne s’enchaîne sans rupture. Seuls les soldes imprimés comptent. |
| À classer | Les lignes sans compte, ou posées sur le compte d’attente du plan. Elles viennent en tête du tableau « Où va l’argent ». |
| À vérifier (transactions) | Une ligne pas encore revue qui porte une mention : « Aucun compte proposé », « Compte incertain » (confiance sous 0,7) ou « Montant inhabituel pour cette description ». À ne pas confondre avec l’état à vérifier d’une ligne de la liste de documents. |
| Hors période | Une transaction datée avant le début ou après la fin de la période du mandat. Elle reste listée, mais ne compte dans aucun total de la période, sauf si vous l’incluez à la main. |